ILP-Groupin tahtotilana on sähköistää ja nykyaikaistaa prosesseja asiakkaiden ja toimittajien kanssa. Toiminnan tehostaminen sekä virheiden mahdollisuuden pieneneminen puhuvat sähköistämisen puolesta.

Yritys oli jo pitkään pohtinut myynti- ja ostolaskujen sähköistämistä. Vanhalla tavalla toimiminen ei tuntunut enää järkevältä: Laskut saapuivat ja lähtivät paperi- tai sähköpostiversiona ja arkistointi tehtiin mappeihin. Manuaalisen työn määrä oli valtava! ERP- ja logistiikkajärjestelmän päivittämisen yhteydessä päätettiin sähköinen laskutus hoitaa myös kuntoon. 

- Uudella järjestelmätoimittajallamme oli erinomaiset yhteydet osto- ja myyntilaskupalveluita tarjoavaan OWS:ään ja he suosittelivat OWS:n verkkolaskupalvelua meille. Pian huomasimme, että ILP-Groupilla ja OWS:llä oli myös yhteisiä asiakkaita, jotka hekin suosittelivat OWS:n palvelua. Päätimme lähteä kartoittamaan yhteistyömahdollisuuksia, kertaa johtajana toimiva Jaakko Pohjanvaara.

Alkuvaiheessa erityisen tärkeää oli se, että OWS selosti selkeästi ja ytimekkäästi, mitä sähköiseen laskutukseen siirtyminen vaatii ja miten toteutus tehdään.

- OWS:llä oli kartoittamistamme palveluntarjoajista selkein kuva siitä, miten asiat ovat järkevin toteuttaa. Prosessi avattiin meille niin, että ymmärsimme, mistä on kyse, vaikka emme sähköisen sanomaliikenteen ammattilaisia olekaan, kertoo Pohjanvaara.

Sähköiseen laskutukseen siirtyminen oli kokemus onnistuneesta IT-hankkeesta

IT-hankkeista ei kaikilla ole aina sitä positiivisinta mielikuvaa. Varsinkin aikataulut saattavat usein venyä sovittua pidemmiksi. 

Aikataululliset asiat huolettivat myös Pohjanvaaraa:

- Koska sähköiseen laskutukseen siirtyminen oli osa suurempaa IT-hankettamme, projektilla oli tiukka aikataulu. OWS kuitenkin lupasi pystyä vaadittuun tahtiin. Asioihin oli heti alusta asti sellainen ote, että kaikki tulee toteutumaan sovitusti - ja niin kävi! OWS:n kautta käyttöönotetut sähköiset myynti- ja ostolaskut ovat todellinen taidonnäyte hyvin toteutetusta IT-hankkeesta. Se, mitä luvattiin, myös tehtiin!

Miten mitata sähköisen laskutuspalvelun tasoa?

Pohjanvaarasta hyvän yhteistyön mittari on se, että kaikki sujuu mutkattomasti ja sovitusti. Käyttöönoton jälkeen asiakasta ei saa unohtaa.

- Aina yhteistyömme alusta asti OWS on tiedottanut hyvin asioista. Yhteyshenkilömme soittaa säännöllisesti ja varmistaa, että kaikki on ok. OWS on yritys, jonka palvelu on kasvollista. Asiakaspalvelu on yhdellä sanalla kuvaten moitteetonta, kertoo Pohjanvaara ja jatkaa:

- OWS on juuri sopivan kokoinen kumppani. Riittävän pieni siitä näkökulmasta, että jokaista asiakasta arvostetaan korkealle. Alusta asti meillä oli olo siitä, että yhteistyö kanssamme on myös OWS:lle tärkeää. Riittävän iso sitten taas siitä näkökulmasta, että palvelu pelaa luotettavasti, varmasti ja toimintaprosessit on hiottu kuntoon.

Sähköisen laskutuksen hyödyt

- Laskutus, laskujen käsittely ja arkistointi toimii nyt nykyaikaisesti. Käytännössä sähköisyys oli jo vaatimus asiakaskunnaltammekin päin. Oli jopa yllättävä huomata, miten paljon toimittaja- ja asiakaspuolella sähköisyyttä jo hyödynnetään, iloitsee Pohjanvaara ja päättää:

- Sähköinen laskutus on vain nykypäivää. Se säästää aikaa ja tekee toiminnasta suoraviivaisempaa.