- Yrityksemme otti ison kasvuhyppäyksen, kun vanhempani päättivät ostaa konkurssipesäleipomon 70-luvun alussa. Yhtäkkiä työntekijöitä oli kymmenen. 80-luvulla laajensimme toimitiloja ja kasvoimme taas 10 työntekijällä. Tänä päivänä meitä on kaiken kaikkiaan n. 30 yrityksen toiminnassa mukana, kertoo Lapuan Leivän toimitusjohtaja Marjanne Kuntsi.

Aluksi tuotteita toimitettiin lähiympäristöön ja yksittäisten kauppiaiden kanssa tehtiin sopimuksia. Tuotteet toimitettiin aina suoratoimituksina paikan päälle. Tilaus-toimitussanomat vaativat manuaalista työtä ja veivät aikaa. Yritys toimi kuitenkin kasvuhakuisesti.

Vuonna 2000 Lapuan Leipä houkuteltiin mukaan projektiin, jossa tarkoituksena oli löytää selkeä toimintatapa kaupanalan keskusliikkeiden ja tavarantoimittajien väliselle tilaus-toimitusliikenteelle. Leipomon mukana oleminen oli projektin kannalta oleellista, sillä kyseessä on hyvin nopea syklinen tilaus-toimitusrytmi ja tuoretuote – tuotteet tilataan edellisenä päivänä ja heti seuraavana on toimitus. Mukana olivat kolmen yrityksen lisäksi 5 kauppaa. Sittemmin toimintatavat ovat laajentuneet valtakunnallisiksi ja nykyään kaupanalan keskusliikkeet vaativat sähköistä asiointia ja suosivat tätä tuotevalikoimiensa kohdalla.

- Helmikuussa 2001 teimme sopimuksen OWS:n kanssa sähköisestä sanomanvälityksestä tilaus-toimitusketjun tehostamiseksi. Sittemmin yrityksemme järjestelmä on vaihdettu nykyaikaisempaan. OWS on kuitenkin koko 20 vuoden ajan pysynyt mukana yrityksemme kasvussa ja järjestelmämuutoksissa. Heidän sähköiset tilaus-toimitusketjun palvelut ovat kasvaneet mukanamme! iloitsee Kuntsi.

Kuntsin mukaan hyvän EDI-operaattorin kanssa aikataulut pitävät ja toimintatavat ja kokonaisnäkemys tilaus-toimitusketjun sähköistämisestä ovat selkeät.

- 20 yhteistyövuotta kertovat, että luottamus on kohdallaan, täsmentää Kuntsi. 

Miltä tilaus-toimitusketjun sähköistäminen näyttää yrityksen silmin?

Vaikka asiakkaalle päin EDI-sanomien käyttöönotto eli tilaus, toimitus- ja laskutussanomien sähköistäminen näyttäytyy helppona, tekee OWS taustalla joukon erilaisia teknisiä perustamistöitä. Jotta sähköinen tilaus-toimitusketju saadaan toimimaan, OWS perustaa yhteydet molempiin suuntiin ja testaa yhteyksien toiminnan. EDI-operaattorina OWS on myös tiivisti yhteydessä keskusliikkeisiin ja suorittaa testaukset yhteistyössä ERP-toimittajan kanssa.

- Ennen tilaukset soitettiin kauppaan, baariin ja kahvilaan "mitäs huomiselle" -tyylillä. Tämä vei 4 tuntia päivässä! Nyt tilaukset tulevat suoraan järjestelmään ja vaativat vain muutaman napin painalluksen. Sähköinen tilaaminen on nopeaa, tarkkaa ja minimoi kirjoitusvirheet sekä väärinymmärtämisen mahdollisuuden. Aivan erinomaista! Toimitamme tällä hetkellä tuotteitamme n. 30 eri yksikölle sähköisen järjestelmämme kautta. Tilausten ja toimitusten manuaalinen hallitseminen olisi mahdottomuus, kuvaa Kuntsi ja jatkaa:

- Vuosien aikana kauppojen kanssa toimiminen on muuttunut niin, että henkilökohtaisessa yhteydessä kauppiaisiin ja osastonhoitajiin ollaan vähemmän. Siksi leipomommekin on keskitettävä voimavarat sen suunnitteluun, miten tuomme uutuudet ja kausituotteet esille markkinoinnin ja myynnin kautta. Sähköinen tilaus-toimitusketju on vapauttanut aikaamme. Ihmisten osaamista voidaan esimerkiksi keskittää enemmän tulevaisuuden suunnitteluun. 

OWS huolehtii jatkuvasti tarvittavat sanomamuunnokset, jotta asiakkaan ERP osaa vastaanottaa ja käsitellä sanomat. Myös asiakkaan ERP-järjestelmästä lähtevät sanomat muunnetaan vastaamaan keskusliikkeen vaatimia sanomamuotoja. 

Koko palvelun idea on kuitenkin juuri se, että asiakkaalle päin käyttö on helppoa ja asiantuntijat huolehtivat tekniset taustaprosessit kuntoon vastaamaan asiakasyrityksen tarpeita. Kun sanomat saadaan pyörimään, huolehtii EDI-operaattori sanomaliikenteen valvonnasta ja siitä, että sanomat kulkevat viiveettä keskusliikkeeltä tavaran toimittajalle ja toisin päin.

Jos siis mietit, miten tilaus-toimitusketjun sähköistäminen lähtee liikkeelle, on ensimmäinen askel ottaa yhteyttä OWS:ssään:

"Olemme olleet OWS:n asiakkaana jo 20 vuoden ajan. OWS:n palvelut ja toimintatavat ovat skaalautuneet yrityksemme tarpeisiin ja kasvun tuomiin vaatimuksiin. Sähköinen tilaus-toimitusketju säästää aikaa ja minimoi virheet."