Liki vuosikymmen sitten saimme pyynnön eräältä asiakkaaltamme siirtyä EDI-sanomavälitykseen. Tilaus-, toimitus- ja laskusanoman pitäisi alkaa kulkemaan sähköisesti. Mikä ihmeen EDI? Tokihan termi oli tullut vastaan aikaisemmin, mutten oikeasti tiennyt, mistä tarkalleen ottaen oli kyse.

Tuolloin käytössä olleen ERP:n toimittaja teki tiivistä yhteistyötä EDI-operaattorina toimivan OWS:n kanssa, joten luonnollisesti EDI-asioissa käännyimme heidän puoleensa. Luottamus asioiden sujuvuuteen oli heti kova ja oli pakkokin olla, koska oma tietämys aiheesta oli kovin ohutta. 

• asiakaan toimittamat sanomaspeksit OWS:lle
• yhteydet auki
• testauskierros
• muutoksia
• testauskierros
• tuotantoon siirtyminen

Kalenteriajassa tämä tarkoitti joitakin kuukausia. Lisäksi ERP:iin tarvittiin master datan parannusta (nimike ja asiakastiedot) sekä prosessimuutoksia. Mutta tukka pysyi päässä kaikilla.

Näinkö ne kaikki käyttöönottoprojektit sujuvat? Eivät aina. Sittemmin EDI-yhteyksiä on rakennettu lukuisia, ja joskus asiakkaan vaatimukset tarkoittavat haastavia prosessimuutoksia, jotta kaikki tarvittava informaatio saadaan sanomalle. Joskus käyttöönottoon liittyy myös monta toimijaa: asiakkaalla voi olla ulkoistettu ERP-osaaminen, ulkoistettu IT, oma sanomavälityskumppani ja muita toimijoita, jotka hidastavat ja mutkistavat asioita. Asiaan auttaa, kun projektissa on realistinen aikataulu. Jos tämän lisäksi tuntee oman ERP:nsä ja oman datansa tai jos projektia voidaan esim. sanomien osalta vaiheistaa, niin ei oikein voi muuta kuin onnistua. EDI-käyttöönottoihin liittyy kokemuksiemme mukaan ne samat lainalaisuudet kuin muihinkin IT-järjestelmäprojekteihin. 

Liiketoiminnan muutostilanteet

Vuoden 2016 alussa yrityksessämme otettiin käyttöön uusi ERP, jonka johdosta kaikki EDI- ja Finvoice-sanomat rakennettiin uudelleen. Vanhaa ERP:ä varten tehdyt In-House-muunnokset tehtiin joustavampaan XML-formaattiin. ERP ei siis puhu EDI:ä, vaan XML:ää, joka OWS:llä muunnetaan kunkin asiakkaan tarpeiden mukaan oikeanlaiseksi EDI-sanomaksi.  Meidän suuntaan saapuva liikenne muunnetaan vastaavasti EDI:stä XML:ään.

Kokemus osoittaa, että tämä järjestely on tuonut huomattavaa joustavuutta ja kustannussäästöjä, koska varsinainen sanomamuunnos tapahtuu OWS:llä, eikä kaikista muutoksista tarvitse huolehtia ERP:ssä. Uusien yhteyksien käyttöönotto on helppoa, koska se ei välttämättä tarkoita mitään muutosta ERP:ssä.

Asiakaslupauksen toteuttaminen on riippuvainen toimivista prosesseista

Yrityksemme myyntilaskut lähetetään käytännössä kaikki sähköisesti ulos. Olipa kyseessä sitten EDI, Finvoice tai Finvoicesta muodostettu paperinen lasku, OWS hoitaa sanomien välityksen aina oikeassa muodossa asiakkaalle. Myyntitilaukset vastaanotamme yli 99%:sti eri sähköisten kanavien kautta. EDI-tilaukset ovat käytössä monella isolla asiakkaalla ja niiden toimintavarmuus ja tietojen oikeellisuus on luonnollisesti hyvin tärkeää. Sanomien pitää saapua – niin, saapua – ja vieläpä kellon tarkasti ajallaan, jotta voimme toteuttaa asiakaslupauksemme.

Lisäksi käytössä on toimitussanomia, joiden toimittaminen asiakkaalle on tärkeää heidän logistiikka- ja varastoprosessiensa kannalta. 

Kyllä, yritysten väliset liiketoiminnan sähköiset sanomat vähentävät inhimillisiä virheitä, nopeuttavat toimintaa ja ovat kustannustehokkaita.

Vinkit EDI-operaattorin valintaan

Omasta mielestäni on tärkeää valita oikeankokoinen sanomavälityskumppani. Iso toimija ei automaattisesti tarkoita hyvää. Usein se ikävä kyllä tarkoittaa palveluiden käyttöönoton kankeutta ja hidasta reagointia päivittäisiin ongelmatilanteisiin. Palvelulla pitää olla kasvot, tekijöihin pitää saada ottaa tarvittaessa yhteyttä. Pitääkö asioista tarkoituksella tehdä vaikeampia kuin ovatkaan? Kuka pitää raskaasta byrokratiasta ja monitasoisesta palveluketjusta?

Sain pyynnön, että kirjoittaisin jotakin OWS blogiin. Tähän pyyntöön oli helppo vastata myöntävästi, koska kuulumme OWS:n, uskoakseni runsaslukuiseen, tyytyväisten asiakkaiden joukkoon. OWS:n palveluilla on kasvot. Tekijöihin voi olla suoraan yhteydessä ja ongelmatilanteissa OWS-tukipalvelu reagoi nopeasti, ja vieläpä usein ennakoivasti. Suosittelen!