Tavarantoimittaja: Näin sähköinen tilaus ja toimitus tapahtuu

”Anssi saapuu aamulla tehtaan konttorille ja avaa tietokoneen. Sähköpostissa odottaa tilauksia heidän asiakkailtaan, joita ovat vähittäismyymälät ja tukkuliikkeet ympäri maan. Anssin yrityksessä on käytössä toiminnanohjaus- eli ERP-järjestelmä, jonka kautta hoidetaan myös yrityksen laskutus. Sähköpostilla saapuneet tilaukset syötetään käsin toiminnanohjausjärjestelmään, jossa muodostetaan myyntitilaus laskutusta varten. Anssi lähettää jokaiselle tilaajalle tilausvahvistukset erikseen sähköpostilla, kun varaston ja tuotannon tilanne on tarkistettu tilattujen tuotteiden osalta, ja tilaaja odottaa mahdollisesti myös kuormakirjaa. Tähän kaikkeen kuluu paljon Anssin työaikaa.”

Kuulostaako tutulta? Kuluuko myös teidän yrityksessänne paljon aikaa manuaaliseen tilausten kirjaamiseen ja tilausvahvistusten toimittamiseen? Entäpä jos kaikki tämä voidaan automatisoida? Millaisia kustannussäästöjä se saisi aikaan teidän yrityksessänne? Tutustutaan, miten sähköinen tilaus ja toimitus tapahtuu:

Miten liikkeelle?

Järjestelmiin tehtävää manuaalista kirjaamistyötä voidaan automatisoida EDI:n (Electronic Data Interchange) avulla. Suomalaisittain termi on OVT eli organisaatioiden välinen tiedonsiirto. Tilaus ja tilausvahvistus ovat hyviä esimerkkejä sanomista, joita voidaan toimittaa automaattisesti eri toiminnanohjausjärjestelmien välillä, ja siinä kohtaa kuvaan astuu myös sanomanvälistysoperaattori. Sanomanvälitysoperaattori huolehtii sananmukaisesti sanomien välittämisestä, muuntamisesta eri järjestelmien ymmärtämään muotoon ja sähköisen sanomaliikenteen valvonnasta.

Omassa yrityksessä saavutettavien kustannussäästöjen lisäksi, yksi syy siirtyä EDI-sanomanvälitykseen on se, että omat kauppakumppanit ovat saattaneet nostaa esiin halukkuutensa toimittaa tilaukset EDI-sanomina. EDI on varsinkin tukku- ja keskusliikkeiden suosima tilaustapa. EDI:n käyttöönoton myötä tavarantoimittaja vahvistaa asemaansa ja luo kilpailuetua valikoimatilanteessa. EDI-tilausten vastaaonottaminen osoittaa liiketoimintakumppaneille, että tavarantoimittaja on "askeleen edellä" yhteistyön sujuvuuden varmistamiseksi.

Sähköinen tilaus ja toimitus noudattavat yhdessä sovittu toimintamallia

Yleisimmät sanomat ovat tilaus ja tilausvahvistus, kuormakirja ja lasku. Periaatteessa sanomat voivat olla mitä tahansa tietoa, jota halutaan siirtää automaattisesti kumppaneiden järjestelmien välillä, esimerkiksi varastosaldoja tai mittarilukemia.

Liiketoimintakumppanin kanssa sovitaan sanomista, joita järjestelmien välillä halutaan automaattisesti välittää (esim. sähköinen tilaus ja toimitus). Sen jälkeen oman ERP-toimittajan ja sanomanvälitysoperaattorin kanssa aloitetaan käyttöönottoprojekti, jonka aikana tarvittavat yhteydet avataan ja sanomat muunnetaan ja testataan.

Jos siis pohdit EDI:n käyttöönottoa, voit edetä esimerkiksi tässä järjestyksessä:

1. Sovi kaupalliset kuviot kuntoon – ole yhteydessä asiakkaisiin ja toimittajiin, ja tiedustele valmiuksia EDI-sanomaliikenteen käyttöönottoon.
2. Ota yhteyttä omaan ERP-toimittajaan ja varmista oman toiminnanohjausjärjestelmän valmiudet EDI-sanomaliikenteen käyttöönottoon.
3. Ota yhteyttä sanomanvälitysoperaattoriin.

EDI-operaattorin tuki käyttöönoton aikana ja sen jälkeen

EDI-sanomaliikenne on usein näkymätön, taustalla oleva prosessi, joka on kuitenkin äärimmäisen liiketoimintakriittinen, sillä jos sanomat eivät liiku, eivät liiku kuljetuksetkaan. Tästä syystä EDI-operaattorin valinnassa huomio kannattaa suunnata luotettavuuteen ja operaattorin tarjoamiin valvonta- ja tukipalveluihin. Myös EDI-operaattorin tuntemus käytössä olevasta toiminnanohjausjärjestelmästä, omien kauppakumppaneiden toimintamalleista sekä asiakkaan liiketoiminnasta ovat asioita, joita valintaa tehdessä kannattaa selvittää.

EDI-operaattorin tarjoama sanomaliikenteen valvonta huolehtii siitä, että sanomat kulkevat oikein ja oikea-aikaisesti. Hyvän valvonnan ja palvelun laadun huomaa siitä, että mahdollinen ongelma tai viive sanomaliikenteessä on ratkaistu jo ennen, kuin asiakas on ehtinyt sitä vielä itsekään huomata. Koska sanomaliikenne on liiketoimintakriittistä, on yhteys tukeen oltava asiakkaan näkökulmasta helppoa ja nopeaa. Kun on tiedossa numero, johon soittaa ja henkilö, joka numeroon vastaa, tukitarpeen yllättäessä asiat ratkeavat nopeasti.

Anssin osalta tarina muuten päättyi hyvin. Anssi otti yhteyttä sanomanvälitysoperaattoriin, jonka kanssa laitettiin yhteydet ja sanomat kuntoon, ja nyt Anssi voi käyttää työajan tehokkaammin tarjoten samalla asiakkailleen heidän suosiman tilaustavan 😊

Ps. Jos yrityksessänne ei ole käytössä toiminnanohjausjärjestelmää, ei hätää! OWS tarjoaa mahdollisuuksia eri kokoisille yrityksille EDI-tilaussanomien vastaanottamiseen. Ota rohkeasti yhteyttä ja jutellaan lisää! Olisiko aika ottaa käyttöön sähköinen tilaus- ja toimitussanoma?

Mikäli haluat vielä itsenäisesti perehtyä EDI-sanomiin, lataa maksuton opas. Siirry lataamaan EDI-opas >

Aiemmat blogit, joista voisi olla sinulle hyötyä:

• Sähköinen tilaus on kaupanalan keskusliikkeiden suosima tilaustapa
• EDI-tilaus, -toimitus ja -lasku elintarvikealalla
• Asiakaspalvelu, tuki, HelpDesk, helppari – Miten erotat erinomaisen palvelun?