Sähköinen kuormakirja, lähetysluettelo, lähete: rakkaalla lapsella on monta nimeä, mutta useimmiten teknisemmässä keskustelussa käytetään EDIFACT-standardin termiä kyseiselle sanomalle eli DESADV (Despatch Advice).
Mikä DESADV?
DESADV-sanomalla ilmoitetaan vastaanottajalle (terminaali/varasto/myymälä), mitä tuotteita ja kuinka paljon mitäkin tuotetta on kuormassa tulossa. Toisaalta sanomalla ilmoitetaan myös, mikäli jotain tilattua tuotetta ei toimitetakaan tai jos koko tilaus jää toimittamatta.
Sanoma lähetetään vastaanottajalle siinä vaiheessa, kun toimitettavat tuotteet ovat toimittajan puolesta lähetyskunnossa tai lähetetty. Sanoman tulee olla perillä vastaanottajalla ennen kuin kuorma saapuu, jotta vastaanottaja tietää varata varastosta tilaa sopivasti. Kyseinen sanoma onkin tilaus-toimitusprosessissa avainasemassa etenkin toimituksen vastaanottajan omien prosessien sujuvuuden näkökulmasta.
Entä mikä on PRIDES?
PRIDES-sanoma on kansainvälisestä DESADV-sanomasta poiketen käytössä vain Suomessa, ja eroaa DESADV-sanomasta vain sillä, että sanomassa kulkee myös tuotteiden hinnat mukana. Muuten sanoman rakenne on samanlainen kuin DESADV-sanomassa. Jotkut tilaajat (esim. Kesko ja suurkeittiöorganisaatiot) vastaanottavatkin DESADV-sanoman sijaan vain PRIDES-sanomia.
Erilaisia päivittäistavarakaupan toimitusmalleja
Perinteinen suoratoimitusmalli on vanhin ja prosessina melko yksinkertainen: kauppa tilaa tuotteita toimittajalta, ja toimittaja toimittaa tuotteen suoraan kauppaan.
Varastotoimituksessa (varasto)tilaus tulee yleensä tilaajan varastolta ja tuote toimitetaan tilaajan varastoon.
Terminaalitoimituksessa (terminaali)tilaus voi tulla logistiikkakeskuksesta tai myymälästä, mutta tavara toimitetaan kaupan terminaaliin. Esimerkkinä SOK:n omistama logistiikkayhtiö Inex: Terminaalitilaus voi tulla suoraan myymälästä, jolloin lasku osoitetaan SOK:lle, mutta DESADV-toimitussanoma puolestaan Inexille. Inex lähettää sanoman edelleen SOK:lle saldotusta varten, tai tilaus voi tulla suoraan Inexin ERP-järjestelmästä, jolloin sekä lasku että DESADV pitää lähettää Inexille.
Käyttötavarapuolella on lisäksi vielä Inex KT (SOK KT), joissa sanomat liikkuvat Intraden tunnisteilla. Täällä DESADV-sanoma on käytössä sekä terminaali- että suoratoimittajienkin kanssa.
Kuulostaako monimutkaiselta?
Tämä johtunee siitä, että toimitusmalleja on monia , sillä tuotteetkin ovat erilaisia: esimerkiksi tuore leipä käsitellään toimitusprosessissa eri tavalla kuin vaikkapa talouspaperi.
Sopiva malli löytyy yhteisissä tilaajaorganisaation, EDI-operaattorin ja toimittajan välisissä keskusteluissa ja/tai aloituspalaverissa, jossa selvitetään, mitä sanomia juuri tämän toimittajan kanssa tarvitaan.
Kun tarvittavat sanomat ovat selvillä, käynnistetään normaali testausprosessi, jonka aikana käydään läpi erilaisia toimitusskenaarioita, joita oikeassa elämässä voi silloin tällöin tulla vastaan: esimerkiksi jotakin tilattua tuotetta toimitetaankin vähemmän tai ei ollenkaan tai koko tilausta ei toimiteta lainkaan. Nämä kaikki toimitustilanteet kerrotaan DESADV-sanomalla tietyllä tavalla tilaajalle, ja toimitusprosessin kannalta on tärkeää, että tiedot ovat myös sanomalla oikein.
Testien valmistuttua sovitaan yhdessä, milloin DESADV-sanoma otetaan käyttöön oikeassa tilaus-toimitusprosessissa eli yhteys siirretään tuotantoon.
EDI-operaattorimme OWS Finland auttaa sinua kaikissa sanomanvälityksen kysymyksissä. Otetaanko DESADV-sanomat ja oikeanlaiset sanomareititykset käyttöön myös sinun yrityksessäsi?
Olisiko aiemmista blogeistamme myös apua?
- Tavarantoimittaja! Näin sähköinen tilaus ja toimitus tapahtuu
- Sähköinen tilaus-toimitusprosessi ostajaorganisaation silmin
- Sähköinen tilaus on kaupanalan keskusliikkeiden suosima tilaustapa
- EDI-tilaus, -toimitus ja -lasku elintarvikealalla
Projektipäällikkö, joka hoitaa sanomayhteyksien käyttöönottoprojekteja alusta loppuun ja jonka mielestä asioiden sähköistäminen on järkevää, mutta on samalla sitä mieltä, että sille pienelle post-it-lapulle mahtuu vielä yksi muistiinpano, jos oikein pienellä kirjoittaa. Vapaa-aikana puuhailee erinäisiä asioita omakotitalossa ja puutarhassa perheen kanssa, sekä haaveilee uudesta talosta järven rannalla.