Paluu Tulevaisuuteen elokuvan mukaan vuonna 2016 piti mikrossa pystyä laajentamaan 10 cm halkaisijaltaan oleva kiekko täysikokoiseksi pizzaksi. Puhumattakaan lentävistä autoista… No, ihan näihin ei päästy, mutta videoneuvottelut isolta televisioruudulta onnistuu jo kädenkäänteessä.
Paperittomuus!
On kuitenkin joitakin asioita, joissa ollaan päästy eteenpäin. Hyvänä esimerkkinä paperittomuus. Enenevässä määrin paperikäteisen käyttö on vähentynyt ja lukulaitteille vilautetaan vain muoviläpyskää. Vielä kun päästäisiin kuittien kanssa säheltämisestä eroon. Sillekin lienee jo joitain sovelluksia tai ratkaisuja - otettaisiin vain mokomat käyttöön.
Yksityisasiakkaat saavat laskunsa jo monelta toimijalta suoraan verkkopankkeihinsa hyväksyttäviksi. Jotkut toimijat antavat jo laskuihinsa alennuksia, jos laskun saa toimittaa sähköisesti. Erittäin toimiva porkkana paperittomuuteen.
Entä sitten yrityksille?
Vastaavanlaisia porkkanoita ei tosin yritysten välisissä laskutuksissa pahemmin näy, ja lienee 20 sentin alennus laskusta olevan muutenkin yhdentekevää yrityksille. Sen sijaan pino laskuja postilaatikossa ei laskutusta hoitavan ihmisen mieltä ylennä. Vielä vähemmän, jos laskut pitäisi saada syötettyä ostoreskontraan.
Täydellisessä maailmassa lasku on kokonaan ns. paperiton. Lasku lähtee jo lähettäjältä liikkeelle sähköisessä muodossa, eikä kuvaa koskaan tulosteta paperille. Laskujen skannauspalvelua ei tällöin edes tarvita. Lasku lähtee ja saapuu verkkolaskuna.
Laskujen skannauspalvelu. Mikäkö se on? Skannauspalvelusta puhuttaessa tarkoittaa palvelua, jossa laskut lähetetään tiettyyn postilokeroon tai sähköpostiosoitteeseen. Postilokerosta tai sähköpostiosoitteesta lasku viedään tulkittavaksi. Tulkitsija poimii laskulta maksua varten oleelliset tiedot ja tekee siitä konekielistä. Konekielinen, sekä alkuperäinen laskun kuva, toimitetaan sitten laskun vastaanottajalle. Siellä lasku luetaan ostoreskontraan hyväksyttäväksi ohjelmallisesti.
Sähköpostiskannaus toimii periaatteessa samalla tavalla kuin normaali skannauspalvelu – lasku vain lähetetään sähköpostiosoitteeseen viestin liitteenä postilokeron sijaan.
Paperittomuus skannauspalvelussa ei ole kiinni muiden tekemisestä – voit aloittaa sen vaikka heti. Riippumatta siitä, lähettääkö toimittaja laskun paperisena tai sähköisenä, lasku saapuu skannauspalvelun kautta sähköisenä. Olet jo siis askeleen edellä muita kohti paperitonta toimistoa.
Tätä kirjoittaessa yritin pohtia mahdollisia huonoja puolia skannauspalvelusta, mutta en vaan millään löydä niitä. Mieleen pomppii vain hyviä puolia, kuten
- ei enää laskupinoja postilaatikosta
- näppäilyvirheet vähentyvät, koska niitä ei tule
- ehdottomasti vähemmän työtä
- ja isossa kuvassa säästetään metsiä
Tarkista, paljon sähköinen laskutus ylipäätään säästää. Näe säästön helppolukuisesta taulukosta, jonka voit ladata täältä:
Lisäapua aiemmista blogeistamme:
Projektipäällikkö, jonka tehtäviin kuuluu EDI/OVT-projektit, koodaus, erinäisten esineiden säilyttäminen työpöydällä jne. Lauantaisin pyrkii käymään Seinäjoen naapurissa kuulahippastelemassa, keskiviikkoisin squashissa ja perjantaisin sählyssä.