Aina välillä yrityksissä törmää pohdintaan siitä, kannattaako sanomanvälitysasiat hoitaa kustannusmielessä yrityksessä itse vai ulkoistaa EDI-operaattorille. Ajatus ”tein itse ja säästin” voi toimia monessa muussa asiassa, mutta ei välttämättä sanomanvälitysasioissa. Käsittelemme tässä kirjoituksessa muutaman näkökulman kautta sitä, mihin EDI-operaattoria tarvitaan ja miksi on hyvä, että yhteyksien perustamisesta ja sanomien muuntamisesta vastaa EDI-operaattori sen sijaan, että ne hoidettaisiin yrityksessä omin hartiavoimin.
Sanomat liikkuvat standardimuodossa
Jokainen ERP-järjestelmä tuottaa ja ottaa vastaan sanomia tietyissä standardiformaateissa. Tästä syystä esimerkiksi tilaussanomaa ei välttämättä voida toimittaa vastaanottajan järjestelmään juuri siinä muodossa, missä oma järjestelmä sen tuottaa. Kauppakumppanin järjestelmään yhteensopivan sanoman tekeminen itse vaatii muutoksien tekemistä omaan järjestelmään, mikä on aikaavievää. Lisäksi, mikäli kauppakumppanilta saapuu myös paluusanomia kuten esimerkiksi tilausvahvistussanomia tai laskuja eri formaatissa, kuin missä oma järjestelmä ottaa niitä vastaan, vaatii sekin muutoksien tekemistä järjestelmään. Ja vielä jos kauppakumppaneita on useita, joista jokaisella on käytössä erilainen järjestelmä = erilainen sanomaformaatti, tulee hommasta itse tekemällä jo todella työläs ja aikaavievä prosessi. Sanomanvälityksen tuomat automaation hyödyt voivat jäädä tähän käytetyn ajan takia pieniksi. Huomattavasti kustannustehokkaampaa on se, että oman järjestelmän tuottama sanoman noutaa EDI-operaattori, joka tekee siitä tarvittavanlaisen muunnoksen eri vastaanottajille, ja hoitaa myös paluusanomat tehokkaasti perille oman järjestelmän ymmärtämässä muodossa.
Tietoliikenne ja tietoturva
Oikean sanomaformaatin lisäksi tarvitaan tapa, jolla sanomat voidaan toimittaa sähköisesti kauppakumppanien välillä. Erilaisilla yrityksillä saattaa olla erilaisia vaatimuksia näiden tietoliikenneyhteyksien suhteen ja niiden avaaminen tietoturvallisesti vaatii asiantuntemusta. EDI-operaattoria käytettäessä tietoliikenneyhteydet kauppakumppaneihin avataan operaattorin ja kauppakumppanin välille, eikä yhteyksiä tarvitse näin avata suoraan sinun yrityksesi verkkoon. Myös tämä parantaa osaltaan tietoturvan tasoa.
Palveluiden käytettävyys
Operaattorit rakentavat tai niiden ainakin pitäisi rakentaa palvelunsa mahdollisimman vikasietoisiksi niin, että palvelukatkokset ovat hyvin harvinaisia. Tällä varmistetaan, että esimerkiksi tilauksia voidaan ottaa vastaan myös tilanteissa, joissa yrityksesi omaan tietojärjestelmään tehdään huoltoja tai viankorjauksia. Tässä tilanteessa tilaukset toimitetaan perille, kun tietojärjestelmäsi ovat jälleen toiminnassa. Operaattori puskuroi tilaukset omaan järjestelmäänsä odottamaan tuota hetkeä. Näin liiketoiminnallesi syntyy mahdollisimman vähän vahinkoa häiriötilanteesta. Hyvän operaattorin kanssa on mahdollista hakea myös erilaisia väliaikaisratkaisuja häiriötilanteen ajalle, mikäli sellaiselle tulee tarvetta.
Muutosmahdollisuudet ja ongelmatilanteet
Aika ajoin myös sanomat saattavat tarvita päivityksiä tai muutoksia johtuen joko kauppakumppaneiden tarpeista tai esimerkiksi järjestelmäpäivityksistä. Sanomalla voidaan haluta esimerkiksi välittää aiempaa enemmän tietoa tilaukseen tai toimituksiin liittyen. Operaattorin toimesta muutokset ja päivitystarpeet hoituvat nopeasti ja kustannustehokkaasti, eikä tarvita raskaita ja aikaa vieviä muutoksia itse järjestelmään, joka sanoman tuottaa.
EDI-operaattorin tukeen voi luottaa myös mahdollisten ongelmatilanteiden selvittelyssä. EDI-operaattori seuraa ja valvoo asiakkaidensa kaikkea saapuvaa ja lähtevää sanomaliikennettä, eikä asiakkaan tarvitse huolehtia omien kauppakumppaneiden tai kauppakumppaneiden operaattoreiden informoinnista esimerkiksi tietoliikennehäiriön sattuessa, vaan sen voi huoletta jättää operaattorin tehtäväksi.
EDI-operaattori vastaa palveluiden toimivuudesta
Ulkoistamalla sanomaliikenteen operaattorille, on operaattorilla myös vastuu palvelun toimivuudesta. Mahdollisiin tietoliikennehäiriöihin ja katkoksiin sanomaliikenteessä voidaan operaattorin valvonnan ja tukipalvelun avulla reagoida nopeasti ja tehokkaasti. Operaattorilla on käytössään monipuoliset järjestelmät, jotka mahdollistavat tarvittaessa esimerkiksi sanomien kulun seuraamisen sanomalogeista. Ulkoistamalla sanomanvälitysasiat osaavalle EDI-operaattorille, säästyy huomattavasti aikaa ja vaivaa, jolloin yrityksessä voidaan keskittyä omaan ydinliiketoimintaan.
OWS Finland on suomalainen perheyritys, jonka avulla sähköistät sanomaliikenteen helposti ja luotettavasti. Kaikki palvelumme sisältävät asiakkaidemme erinomaiseksi arvottaman asiakas- ja tukipalvelun.
Me OWS:llä autamme sinua kaikissa sanomanvälityksen kysymyksissä. Ota rohkeasti yhteyttä asiantuntijoihimme, niin keskustellaan lisää.
Sinua saattavat kiinnostaa myös aiemmat blogimme:
- Mitä EDI-operaattori tekee
- Hakusessa EDI-operaattori? 5 huomioitavaa asiaa
- Viisi askelta onnistuneeseen EDI projektiin
OWS:n myyntipäällikkö, jonka asemapaikkana on Seinäjoki. Innostuu uusista asioista ja tykkää ratkoa asiakkaiden haasteita, sekä aidosti auttaa asiakkaita löytämään heille sopivimpia ratkaisuja. Vapaa-aikaan kuuluu monelaista touhua, erityisesti salibandyä ja koiran kanssa lenkkeilyä.