Suomessa EDI/OVT-käsite yhdistetään yleensä EDIFACT-sanomaformaattiin. Suurin osa esimerkiksi kaupan, tukkukaupan, teollisuuden ja kuljetusalan sanomista onkin EDIFACT-standardin mukaisia sanomia.
EDI/OVT-käsitteen alle mahtuu todella laaja skaala erilaisia tapoja vaihtaa tietoja sähköisesti. Joillekin EDI-lasku voi tarkoittaa sähköpostilla lähetettävää PDF-tiedostoa. Toisaalta EDI/OVT:llä voidaan tarkoittaa yritysten järjestelmien välistä, automaattista tietojen vaihtoa, vaikkapa hinnastojen ja varastosaldojen päivitystä, tilauksia, tilausvahvistuksia ja niin edelleen.
Tarkastellaanpa EDI/OVT-käsitettä aivan sieltä pohjalta käsin. EDI/OVT:ssa on kyse siitä, että tietojärjestelmästä täytyy saada siirrettyä tietoa toiseen tietojärjestelmään. Yksinkertaisuudessaan homma toimii näin. Ensin siirrettävä tieto pitää saada tietojärjestelmästä ulos. Tämä tapahtuu yleisimmin kirjoittamalla siirrettävät tiedot tiedostoon jossain ennalta sovitussa muodossa. Tämän jälkeen tiedosto siirretään vastaanottavan tietojärjestelmän saataville. Vastaanottava järjestelmä lukee tiedostosta tiedot, ja näin tieto on siirtynyt järjestelmästä toiseen. Kuvassa 1 on prosessin yksinkertainen selitys:
Näin helppoa se on, tosin vain kirjoitetussa muodossa. Todellisuus ei kuitenkaan ole yksinkertainen.
Kun tieto on saatu jossain muodossa ulos järjestelmästä, on seuraavaksi vuorossa tiedonsiirto. Vastaanottajan tietoturva vaatii, että tiedonsiirto tapahtuu salatusti. Tässä kohtaa alkaa tulla lyhenteitä SFTP, HTTPS, AS2, VPN, SSL ja vastaanottaja käyttää jotain näistä. Tiedonsiirrosta selvitään käyttämällä SFTP:tä. Tämäkään ei ole näin yksinkertaista. Täytyy olla joko SFTP Client -ohjelma, joka lähettää tiedoston tai SFTP Server -ohjelma, josta vastaanottaja noutaa tiedoston. Tähän voi tulla vielä lisämausteeksi salaussertifikaatteja, mutta ei niistä tässä sen enempää.
Nyt tiedosto on saatu vastaanottavan järjestelmän saataville. Tietojen luku vastaanottavaan järjestelmään ei onnistu, koska kyseinen järjestelmä ei ymmärrä lähetettyä tiedostomuotoa. Lähes kaikissa järjestelmissä on jokin oma muotonsa, jossa tieto voidaan lukea sisään. Sitten täytyy aloittaa muutosten teko jompaankumpaan järjestelmään. Usein tietojenvaihto-osapuolia on useita, joten tiedostomuodon muokkaaminen jokaista osapuolta varten on pitkä tie. Tämä on kuitenkin mahdollista tehdä, mutta se, onko se paras ja järkevin tapa, on jokaisen osapuolen omassa harkinnassa.
Tähän ongelmakohtaan on kehittynyt palveluyrityksiä, jotka tekevät tiedonsiirron ja tiedostomuodon muutokset osapuolten puolesta. Suomessa tällaisia yrityksiä kutsutaan EDI-operaattoreiksi. Ulkomailla yleisimmin käytetty nimi on ”VAN Operator”.
Entäpä erilaiset tiedostomuoto- ja sanomastandardit? Sanomastandardeja on maailmanlaajuisesti paljon erilaisia. Esimerkiksi YK:n alainen organisaatio ylläpitää EDIFACT-sanomastandardeja. Vaikka sanomat ovat standardin mukaisia, se ei takaa sanomien samanlaisuutta. Otetaan esimerkiksi tilanne, jossa toinen järjestelmä tuottaa standardin mukaista ORDERS D00A -sanomamuotoa ja toinen järjestelmä vastaanottaa ORDERS D00A -sanomamuotoa. Sanomassa on monia eri paikkoja, missä kohdissa tieto voidaan esittää ja monia erilaisia tarkenteita, joilla tiedon käyttöä määritellään. On epätodennäköistä, että molemmat osapuolet olisivat päätyneet täsmälleen samanlaiseen esitystapaan. Vaikka siis käytettäisiin standardin mukaisia sanomia, sovelletaan standardia lähes aina eri tavalla.
Vielä ollaan kaukana siitä, että eri järjestelmät keskustelisivat suoraan keskenään ilman erityistä tarvetta muokata tiedon esitysmuotoa jossain välissä. Ehkä jonain päivänä näemme niin kehittyneitä järjestelmiä, että ne ymmärtävät ja osaavat tulkita tietosisältöä asiayhteyden mukaan. Sitä odotellessa jatketaan tietojen muuntamista esitysmuodosta toiseen.
Oppaamme ja blogimme auttavat yrityksiä EDI-sanomiin liittyvissä asioissa. Löydät niistä vastaukset useimmin kysyttyihin kysymyksiin.
Elintarvikealan yrityksille:
