Suurissa ostavissa organisaatioissa, kuten elektroniikkateollisuudessa, autoteollisuudessa ja kaupan keskusliikkeissä, on selvää, että EDI:n (electronic data interchange = organisaatioiden välinen tiedonsiirto = OVT) käyttö on elinehto, samoin kuin lentoyhtiöissä on selvää, että lentolippujen käsin kirjoittaminen nykyisillä lippumäärillä on aivan liian kallista. Sähköinen sanomanvälitys mahdollistaa esim. tilausten käsittelyn ja laskutuksen automaattisesti ja tuo monia suoria ja epäsuoria säästöjä sekä tilaajille että toimittajille.
Tunnettu amerikkalainen tutkimuslaitos kysyi vuonna 2013 tilaaja- ja toimittajaorganisaatioilta ”mikä liiketoiminnassanne ohjaa organisaatiotanne kasvattamaan sähköistä kaupankäyntiä?”:
Vastausten perusteella näyttäisi, että painostus tulee tilaajilta toimittajien suuntaan. Toisella sijalla on parempi ROI eli investoinnin tuottoaste.
Pienille toimittajille tilanne saattaa olla hankala, sillä isot tilaajaorganisaatiot vaativat EDI:n käyttöä, mutta tekninen osaaminen ja ymmärrys siitä, mitä se tarkoittaa ja mitä hyötyä siitä on, ei aina ole selvää.
TIEKE:n (Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus) vuonna 2012 tekemän tutkimuksen mukaan suurimmat esteet sähköisen sanomanvälityksen käytölle ovat käyttöönoton kustannukset ja tiedon puute.
Mitä hyötyjä OVT/EDI:n käytöstä saa?
- Toimittajalle automaattinen tilausten käsittely ja laskutus vähentää manuaalista työtä
- Toimittajalle EDI mahdollistaa myös tilauksesta maksuun -prosessin nopeutumisen ja tyytyväisemmät asiakkaat, koska virheitä tulee vähemmän käsin tekemiseen verrattuna.
- Tilausten analysointi mahdollistaa ennusteiden tekemisen ja sitä myötä oikea-aikaisen raaka-aineiden tilaamisen.
- Tilaajalle EDI mahdollistaa nopeamman tilaussyklin ja toimitukset, jotka taas mahdollistavat pienemmät varastot. Näin yrityksellä on vähemmän rahaa kiinni varastotuotteissa.
Miten saisin parhaan hyödyn?
- Tarkista, tukeeko toiminnanohjauksesi sähköistä kaupankäyntiä.
- Selvitä, moniko liiketoimintakumppaneistasi kykenee sähköiseen kaupankäyntiin.
- Mieti, pystytkö tekemään EDI-yhteydet itse vai tarvitsetko palveluntarjoajan apua.
- Tee ensimmäisen vaiheen suunnitelma käyttöönotosta (suurimmat asiakkaat ensin).
- Sovi aikataulut asiakkaiden kanssa
- Testaa ennen tuotantoa
- Jatka EDI-käyttöönottojen kanssa
Yhteydet itse vai palveluntarjoajalta?
Itse tehtynä EDI vaatii palvelimet, ohjelmistot sekä osaavia ihmisiä yhteyksien ja kumppanikohtaisten muunnosten toteuttamiseen.
Toinen vaihtoehto on ulkoistaa yhteyksien tekeminen palveluntarjoajalle (EDI-operaattori). Tyypillisesti tämä tarkoittaa kumppanikohtaisia käyttöönottomaksuja ja kuukausittaisia käyttöön perustuvia maksuja. Jos kumppaneita on paljon, niiden tilausvolyymi on suuri ja kumppaneiden vaihtuvuus on pieni, kannattaa ainakin laskea, olisiko EDI itse tehtynä halvempi vaihtoehto kuin palvelun ostaminen. Tyypillisesti kuitenkin operaattori on merkittävästi (n. 30-40%) halvempi, kun ottaa huomioon palvelin- ja ohjelmistokustannukset sekä henkilöstön kulut. Palvelutasollakin on merkitystä. Pystyykö oma henkilöstö vastaamaan kaikkiin yhteystarpeisiin ajallisesti ja laadullisesti riittävän hyvin?
Sähköisen sanomanvälityksen käyttö tuo todellisia säästöjä. On laskettu, että tilauksen ja laskun käsittely manuaalisesti maksaa 5-15€/tapahtuma. Luonnollisesti tässä on paljon hajontaa yritysten välillä ja laskunkin osalta kulu riippuu monesta tekijästä, alkaen siitä, onko kyseessä myynti- vai ostolasku. EDI-operaattorin käyttö kuitenkin säästää keskimäärin 50-70% verrattuna tilaus-toimitusketjun (tilaukset, tilausvahvistukset ja laskutus) hoitamiseen manuaalisesti.
Miten eteenpäin?
Kartoitetaanko yhdessä, olisiko OVT/EDI:n käytöstä hyötyä yrityksellesi. Käydään asiat läpi rennosti jutellen.
Mikäli haluat tehdä vielä itsenäistä selvitystyötä, kannattaa ladata yrityksille suunnattu opas EDI-sanomien käyttöönotosta.
Käydään yhdessä läpi mm.
- EDI-sanomien käyttöönottoprojekti
- EDI-projektin osapuolien vastuualueet
- Onnistunut käyttöönotto
- EDI-sanomien hyödyt
Sinua saattaa kiinnostaa myös aiemmat blogimme:
