Toimitko jälleenmyyjänä tai sisältyykö liiketoimintaasi muuten paljon ostoja? Seuraavassa tarkastellaan tilaus-toimitusprosessia ostajaorganisaation silmin. Millaisilla sähköisillä ratkaisuilla tehostat toimintaa?
Yrityksesi käyttää omaa toiminnanohjausjärjestelmäänsä ja toimittajasi omaansa. Eroista huolimatta järjestelmät saadaan keskustelemaan keskenään eli käytännössä tieto siirtymään automaattisesti ohjelmasta toiseen. Tämä onnistuu EDI-sanomilla. Tekniset kiemurat huolehtii puolestasi EDI-operaattori. Sinun on kuitenkin hyvä ymmärtää sähköisen tilaus-toimitusprosessin hyödyt.
Sähköiset tilaus- ja toimitustietosanomat
Sähköistetyssä tilaus-toimitusprosessissa voit halutessasi saada toimittajalta tilausvahvistukset sähköisesti suoraan järjestelmään. Ehkäpä tilausvahvistusta vielä tärkeämpää on vastaanottaa sähköiset toimitustietosanomat. Sähköinen toimitustietosanoma kertoo mm. millaiset tuotteet ja määrät sisältyvät toimitukseen, koska ne lähtevät kohti ostajaorganisaatiota ja milloin ne saapuvat perille.
Toiminnanohjausjärjestelmä voidaan määritellä käsittelemään sähköiset toimitustietosanomat automaattisesti. Varastolla hallinta helpottuu, kun toimituksiin ja määriin osataan varautua. Sähköisen toimitustietosanoman avulla voidaan automaattisesti varmistaa, että saapunut erä sisälsi, mitä oli tilattu ja luvattu ja tuotteet voidaan kuitata toimitetuksi.
Tilauksen vastaanoton ja kuittauksen jälkeen saat laskut suoraan järjestelmään. Laskut sisältävät viittauksen alkuperäiseen tilaukseen ja toimitukseen, jolloin laskujen tarkistus ja hyväksyntä voidaan jälleen automatisoida.
Sähköisten tilaus- ja toimitustietosanomien tarkoituksena on, että aikaa ei käytetä rutiinitöihin. Rutiinit on tehty automatisoitaviksi. Järjestelmä nostaa esille ainoastaan poikkeamat, joihin asiantuntijat voivat keskittää huomionsa. Ostajalle suurin hyöty siis paluusanomissa, jotka tuovat oleelliset tiedot automaattisesti järjestelmiin.
Itseasiassa manuaalinen käsittely vähenee tilaus-toimitusprosessin molemmissa päissä. Tilauksen menevät EDI-sanomina toimittajalle. Hänen ei tarvitse esimerkiksi näpytellä tilaustietoja pdf-muotoisista liitteistä. Sähköinen tilaus-toimitusprosessi on usein myös kilpailuvaltti ostajalle, kun toimittaja etsii uusia kumppanuuksia.
Miten liikkeelle tilaus-toimitusprosessin sähköistämisessä?
Järjestelmätoimittajasi kanssa kartoitetaan järjestelmän mahdollisuudet vastaanottaa, lähettää ja tarkistaa EDI-sanomia. Tässä sinua auttaa EDI-operaattori, joka tuntee jo laajasti eri toiminnanohjausjärjestelmien mahdollisuuksia ja osaa tarvittaessa kysyä tekniset, oikeat kysymykset.
EDI-operaattori voi auttaa myös sanomakuvauksien laatimisessa. Sanomakuvauksessa kerrotaan, millainen tilaussanoman, toimitussanoman ja laskun tulee sisällöiltään olla ja mitkä tiedot ovat erityisen tärkeitä. Esimerkiksi eränumerot, parasta ennen -päivämäärät ja muut tavaraerään liittyvät viitetiedot voidaan tuoda toimitustietosanomilta suoraan järjestelmään. Tietojen oikeellisuus parantaa tiedon jäljitettävyyttä, jos ostajana haluat tehdä esimerkiksi lisätilauksia samasta erästä.
Sanomakuvauksen avulla EDI-sanomien käyttöönotto on sujuvaa. Tarvittavat tiedot menevät jo tilaukselta asti oikein toimittajalle ja toimittajalta taas paluusanomat ovat täydelliset. Käyttöönottovaiheessa varmistetaan, että ketju toimii aukottomasti ja näin automaatioista parhaan mahdollisen hyödyn.
Vaikka järjestelmäsi kykenisi EDI-sanoma-asiointiin, voi olla, ettei toimittajan järjestelmä pysty vastaanottamaan vakioidun mukaista sanomaa. EDI-operaattori auttaa myös tässä tilanteessa ja muuntaa sanomat tarvittavaan formaattiin. Yhtä lailla EDI-operaattori pystyy huomioimaan toimittajalta tulevat erityisvaatimukset – olivat ne sitten teknisiä tai sanomatietoon liittyviä.
Kansainvälisyys ei ole este
EDI-sanomat kulkevat kansainvälisesti siinä, missä Suomen rajojen sisälläkin. Kansainvälinen liiketoiminta ei ole este tilaus-toimitusprosessin sähköistämiselle. Kun käytössä ovat standardoidut EDI-sanomat, osataan niitä tulkita ja ymmärtää ympäri maailmaa.
"OWS:n johdolla EDI-sanomiin siirtyminen on sujuvaa ja hyvin hallittua. OWS:n asiantuntijat hoitavat yhteydenpidon yhteistyökumppaneihimme erinomaisesti. Lisäksi heillä on kokemusta juuri meidän käyttämistämme sanomamuodoista. Palvelu ajaa asiakkaan etua ja on maanläheistä."
Antti Tarkkala | logistiikkapäällikkö | Laattapiste Oy
Liiketoimintajohtaja ja samalla kädet savessa käytännön sanomaliikenteen tehtävissä. Kokonaiskuvan ja henkilöstöjohtamisen lisäksi hallinnassa EDI-projektit, integraatiot ja tullisanomaliikenne. Erityisenä vahvuutena prosessien järkeistäminen ja raportoinnin kehittäminen. Vapaa-aika kuluu perheen kanssa, kalastellessa, mökkeillessä sekä musiikin, liikunnan, penkkiurheilun ja ruoan laiton parissa.