Jokaiselle yritykselle on varmaan itsestään selvää, että viranomaisten kanssa joutuu tietoja ilmoittamaan sähköisesti (verot, kausi-ilmoitukset ym.). Myös pankin kanssa asioidaan suoraan sähköisenä joko pankkitunnuksien tai PATU-avainten kautta. Monesti näissä tilanteissa yrityksen henkilöt ”tulkkaavat” tai siirtävät tietoja manuaalisesti näiden osapuolien välillä. On tämäkin tietysti ison toimijan näkökulmasta täysin sähköistä.
Sähköistä sanomaliikennöintiä on eri toimijoiden välillä ympäri maailmaa ja se vähentää manuaalista työtä, virheiden määrää ja nopeuttaa kaupankäyntiä. Monia muitakin hyötyjä saadaan esim. kiinteämmän kauppasuhteen takaamiseksi.
Otetaan esimerkiksi kotimaiset keskusliikkeet (SOK, Kesko, Tokmanni…). Näiden keskusliikkeiden kanssa toimittaja sopii kaupallisissa neuvotteluissa toimitettavista tuotteista, hinnoista, määristä ja toimitussyklistä sekä tietysti sopimuksen pituudesta. Pääsääntöisesti samalla sovitaan sähköisestä tilaus-toimitus-laskutuksesta, jotka toteutetaan monesti EDI-sanomina. Tässä vaiheessa usein valitaan EDI-operaattori toteuttamaan sovellustoimittajan kanssa nämä sähköiset yhteydet.
Se, mistä kilpailuetu synty näin toimittaessa, johtuu kiinteästä suhteesta keskusliikkeisiin ja tilausten tekemisestä nopealla rytmillä. Kun asiat on sovittu ja toteutettu kuntoon, keskitytään oikeastaan tilattujen tuotteiden toimittamiseen. Toimitusvarmuudesta huolehtiminen on oikeastaan tärkein asia tällöin. Pienellä työllä tietojärjestelmästä saadaan automaattinen laskuttaminen tehtyä keskusliikkeelle kaupallisessa neuvotteluissa sovituilla hinnoilla. Näin jokaista kaupankäyntiä ei tarvitse neuvotella erikseen.
Yksinkertaisesti: Hyöty tulee siis sovitusta kauppasuhteesta ja ns. hovitoimittajana olemisesta kilpailijaan nähden, jolla ei ole sähköisyyksiä käytössä.
Niin kuin edellä olevasta voi havaita, kun tietojärjestelmät liitetään sanomaliikennöinnillä toisiinsa, tilaukset, toimitustiedot ja laskutus kulkeutuvat täysin sähköisenä. Ei tarvita henkilöitä puhelinmyymään tai vastaanottamaan tilauksia faxilla tai sähköpostilla, sekä syöttämään tilauksia tietojärjestelmään. Tässä säästetään paljon työtä ja henkilöresursseja, jotka voi keskittää tuottavampaan liiketoimintaan.
Toimitusvahvistukset lähtevät tietojärjestelmästä automaattisesti sähköisenä keräilyn jälkeen, jolloin niitä ei tarvitse tulostaa tai laittaa toimituksen mukaan tai lähettää etukäteen kuormakirjoina. Säästät taas – henkilötyötä ja materiaaleja.
Kun laskutus hoidetaan sähköisenä, tietojärjestelmien välillä ei tarvitse printata laskuja paperille, kuorittaa niitä ja lähettää postitse. Lisäksi, kun laskutus hoidetaan sähköisenä, lasku saapuu nopeasti laskutettavalle. Monesti esim. keskusliikkeet laskevat maksuajan alkavan laskun saavuttua. Sähköisessä laskutuksessa saadaan kustannussäästöjä materiaaleissa, henkilötyössä ja nopeutuvana saatavien kotiutumisena.
On itsestään selvää, että kun jotain tehdään, niin aina joskus tulee virheitä. Varsinkin puhelinmyynnissä kuulee helposti asian väärin (esim. tuotteiden määrän) ja sitten sen pohjalta joudutaan korjaamaan asioita. Virheentekomahdollisuus on myös suuri, kun faxista tai sähköpostista manuaalisesti syötetään tilauksia tietojärjestelmään.
Sähköisessäkin tilaamisessa joskus sattuu virheitä, mutta silloin virheen tekijällä on vastuu. Kun esim. keskusliike tilaa sovittuja tuotteita, ja tilattu määrä on väärä, on vastuu keskusliikkeen, ei toimittajan. Eihän kukaan toimittajan päässä enää koske käsin tilaukseen, vaan keskittyy sitten jo enemmän tuotteiden toimittamiseen.
Kun kaupankäynti hoituu sähköisenä, toimittamisrytmi on yleensä 48 tuntia tilauksesta. Tällöin samassa tilauksessa on useiden eri tuotteiden tilaukset ja ne voidaan kuljettaa esim. samoissa transboxeissa. Näin saadaan kuljetuksen osalta rahtimaksut minimoitua mahdollisimman suurella täyttöasteella ja kustannusosuus yksittäistä tuotetta kohden on mahdollisimman pieni. Muutenkin, kun kauppaa käydään nopearytmisenä ja mahdollisimman suurella volyymilla, saadaan toimituksista tulot kotiotettua mahdollisimman nopeasti uusia raaka-aineita varten uusiin valmistuksiin ja toimituksiin.