Verkkolaskun vastaanotto - Miten saan sen käyttöön?

Mitä ovat verkkolaskut? Rautalankamalli.

Verkkolaskuja on kahdenlaisia. Ostolaskuja ja myyntilaskuja.

Ostolasku = Yrityksesi vastaanottaa laskun. Yrityksesi on siis ostanut jotakin ja saa palveluntarjoajalta tästä laskun.

Myyntilasku = Yrityksesi lähettää itse laskun. Joku on siis ostanut yritykseltäsi jotakin ja nyt laskutat ostajaa.

Yritykseksi palveluntarjoajat, toisin sanoen toimittajat, lähettävät laskuja sinulle. Sinulla on mahdollisuus vastaanottaa laskut paperilaskuna postilaatikkoon tai sähköisenä laskuna suoraan niitä hoitavaan järjestelmään, kuten toiminnanohjaus- tai taloushallintojärjestelmään. Verkkolaskun vastaanotto on tämä jälkimmäinen vaihtoehto.

Miten saan verkkolaskut vastaanotettua?

Yleisin ongelma verkkolaskujen vastaanotossa on se, ettei yritys tiedä, mistä lähteä liikkeelle. Tähän ongelmaan on kuitenkin yksinkertainen ratkaisu. Kun on yhteydessä palveluntarjoajaan, ei itse tarvitse tietää tai tehdä kovinkaan paljoa.

Käyttöönottoprosessi - meidän kanssa se menee näin:

1. Ole yhteydessä meihin.
2. Asiantuntijamme on sinuun yhteydessä, keskustelee kanssasi ja kartoittaa verkkolaskuihin liittyvät tarpeesi. Kerrot vain tilanteesi ja toiveesi.
3. Asiantuntijamme tekee sinulle ratkaisuehdotuksen ja tarjouksen. Tarjoukset vaihtelevat toki yritysten tarpeiden mukaan. Pelkkä verkkolaskun vastaanottamisen tarjous muodostuu laskukohtaisesta hinnasta (hinta/per transaktio), verkkolaskujen vastaanottoliittymän ylläpitokustannuksesta ja kertaluontoisesta käyttöönottokustannuksesta. Yhdessä kartoitetaan tarpeet myös esimerkiksi skannauspalvelulle. Maksat vain siitä, mitä tarvitset ja käytät.
4. Mikäli ryhdymme yhteistyöhön, hoitavat asiantuntijamme sinulle verkkolaskuliittymän ja ostolaskujen välityksen niin, että saat ne järjestelmääsi aina oikeassa muodossa.
5. Sinun tehtäväksesi jää ilmoittaa toimittajillesi paperi-, sähköposti- ja verkkolaskutusosoitteesi - tai ne mitä sinulla näistä vaihtoehdoista on käytössä.
6. Mikäli sinulla on yhteisen arjenelon aikana mitään kysymyksiä, voit olla helposti yhteydessä suomalaiseen ja asiakkaidemme erinomaiseksi arvottamaan tukipalveluun.

Verkkolaskujen skannauspalvelu

Usein verkkolaskujen skannauspalvelu otetaan käyttöön toimintoja sähköistettäessä. Skannauspalvelua on kahdenlaista:

• Perinteinen paperilaskun skannaus = Toimittajasi lähettävät yrityksellesi suunnatut ostolaskut määrättyyn postiosoitteeseen, jossa laskut skannataan. Skannatut kuvat tulkitaan ja tiedot poimitaan ostolaskuun. Skannatut laskut välitetään asiakkaalle hänen toivomaansa järjestelmään.
• Sähköpostilaskujen skannaus = Toimittajasi lähettävät yrityksellesi suunnatut ostolaskut määrättyyn sähköpostiosoitteeseen, josta laskut skannataan. Loppu menee, kuten perinteisen paperilaskun skannauksen kohdalla.

Millainen on vastaanotettu verkkolasku?

Mikäli sinulle lähetetty lasku on verkkolasku, sisältää se automaattisesti kaikki laskussa olevat tiedot. Mukaan tulevat myös laskunkuva ja muut mahdolliset liitteet.

Mikäli sinulle lähetetty lasku on käyttänyt skannauspalvelua, vastaanottamasi verkkolasku sisältää yleisesti vain maksamiseen tarpeelliset tiedot, kuten hinnan, tilinumeron, viitenumeron ja viimeisen maksupäivän. Yleensä skannatut verkkolaskut eivät sisällä rivitietoja. Rivitiedot saadaan tarvittaessa mukaan laskuihin. Tämä ei kuitenkaan välttämättä ole tarpeellistä, sillä verkkolasku sisältää sähköisen pdf-kuvan laskusta ja liitteistä, josta pääset tarkastelemaan laskun sisältöä tarkemmin.

Mitä hyötyä on verkkolaskujen vastaanottamisesta?

Moni yritys on kyllästynyt paperilaskujen käsittelyyn. Kun laskut saapuvat postilaatikkoon paperiversioina, pitää ne käsitellä manuaalisesti. Tämä vie aikaa. Verkkolaskut yleisesti siis vähentävät paperin määrää, manuaalisuutta ja säästävät näin aikaa ja kustannuksia.

Jotkut yritykset saattavat joutua ottamaan verkkolaskut käyttöönsä myös pakolla, sillä toimittajat eivät suostu enää paperilaskujen lähettämiseen. Vaikka toimittaja tähän vielä suostuisikin, sisältävät paperilaskut yleensä muutamien eurojen suuruisen paperilaskulisän. Senkin voisi säästää.

Sinua saattavat kiinnostaa myös seuraavat blogitekstimme:

• Verkkolaskupalvelu – Mitä eroa palveluilla on?
• Sähköinen laskutus - Miten saan sen käyttöön?
• Tarina Finvoice Herrasta - Verkkolaskutus vinkkejä