Verkkolaskupalvelu – Mitä eroa palveluilla on?

Viime kerralla puhuttiin Finvoicesta sekä verkkolaskupalvelun hyvistä että huonoista puolista ja vielä siitä, miten verkkolaskupalvelun saa käyttöönsä. Pureudutaan tällä kertaa siihen, mitä palvelulla saa.

On toki itsestään selvää, että verkkolaskupalvelulla saadaan lasku kulkemaan toimittajalta vastaanottajalle. Vaikka operaatio kuulostaa jokseenkin simppeliltä, siihen kuuluu kuitenkin tiettyjä huomioonotettavia asioita, joissa palvelupuoli korostuu.

Verkkolaskupalvelun valinta

Ominaisuudet

Mitäs sitten, jos vastaanottaja ei vastaanota verkkolaskuja? Jos lähetän vain XML-mössön, niin muodostetaanko siitä automaattisesti laskulle kuva? Alla on luettelo ominaisuuksista, joita kannattaa verkkolaskupalvelun valinnassa miettiä tarkasti. Mieti tarkasti ainakin seuraavia asioita ja kysy niitä palveluntarjoajaltasi jo tarjousvaiheessa:

• Tulostuspalvelu
  Lähetetäänkö lasku paperisena postiin, jos verkkolaskun vastaanotto ei ole mahdollista?
• Laskun kuvan muodostaminen
  Laskun kuvan muodostuksella tarkoitetaan lähinnä sitä, että muodostaako palvelu itse laskusta visuaalisen näkemyksensä vai ei. Joidenkin palveluntarjoajien omainaisuuksiin kuuluu myös se, että laskun lähettäjä voi laittaa oman laskun kuvan itse laskuaineiston mukaan.
• Kuluttaja-asiakkaan laskutus
  Useimmiten laskuja lähetetään vain yritysten välillä, mutta entä kuluttaja-asiakkaiden laskutus?
• Liitteet
  Joskus on tarvetta liittää laskuille myös liite, jossa on avattu laskun sisältöä. Voidaanko niitä lähettää?
• Arkistointi
  Kirjanpitolaki vaatii, että laskut ovat arkistoituna 1+6 vuotta, löytyykö tällainen ominaisuus?
• Esilläpito
  Joskus on tarvetta käydä katsomassa, että miltä lähetetty lasku näyttää tai tarvitset laskun kuvan itsellesi.

Pyri kokonaisvaltaiseen ratkaisuun, jossa voit lähettää laskusi yhtä putkea pitkin riippumatta siitä, miten vastaanottaja laskunsa haluaa; sähköpostina, verkkolaskuna, postina.

Hinta

Verkkolaskupalveluita on tarjolla monenlaisia. Yksi oleellisimpia ja muuttuvia asioita niistä on hinta. Sen lisäksi, että hinnalla on tietysti vaikutusta palvelun ominaisuuksiin, on sillä myös vaikutusta itse palveluun. Ja puhutaan siis asiakaspalvelusta. Rahalla saa palvelua. Mitä enemmän olet siihen valmis sijoittamaan, sitä parempaa palvelua saat. Ainakin yleensä (tai näin sen allekirjoittanut on ymmärtänyt). Jos sen sijaan olet valmis selvittämään itse verkkolaskun kulussa tapahtuvia kommervenkkejä ja ongelmia, niin maksat luultavasti palvelusta vähemmän.

Loppukaneetti

Punnitse, mitä ominaisuuksia ja minkälaista palvelua haluat omalta palveluntarjoajalta. Mitä palvelu saa maksaa? Kuinka paljon olet valmis itse selvittämään laskujen ongelmatilanteita?

Jäikö jokin asia askarruttamaan? Ota meihin yhteyttä ja mietitään ratkaisuja yhdessä.

(Usein kysyttyä)

"Lasku ei näytä samalta lähetettäessä kuin vastaanottajalla. Miksi ei?"

On totta, että joskus lähetetty lasku ei näytä samalta lähettäjällä ja vastaanottajalla. Erot laskun ulkoasussa johtuvat pitkälti vastaanottajan käyttämästä ostolaskupalvelusta. Kerromme tästä tarkemmin tulevassa ostolaskupalveluja koskevassa blogikirjoituksessamme. Kannattaa siis seurata blogia tai tilata Rss-syöte automaattisia ilmoituksia varten.

Sinua saattavat kiinnostaa myös seuraavat blogitekstimme:

• Verkkolaskun vastaanotto - Miten saan sen käyttöön?
• Sähköinen laskutus - Miten saan sen käyttöön?
• Tarina Finvoice Herrasta - Verkkolaskutus vinkkejä