Hakusessa EDI-operaattori? 5 huomioitavaa asiaa

Monesti siinä vaiheessa, kun yrityksessä harkitaan ensimmäisten EDI-yhteyksien avaamista, saattaa yrityksen henkilöstöllä olla hyvinkin rajallisesti tietoa aiheesta. Silti  täytyisi osata valita oikea kumppani hoitamaan EDI-liikennettä.

EDI-operaattorin valinnalla on suuri merkitys. Esimerkiksi sähköinen tilaaminen ja laskuttaminen lisääntyvät jatkuvasti mm. sen tuomien kustannussäästöjen takia. Tämä johtaa luonnollisesti siihen, että toimivat EDI-yhteydet ja asiantunteva operaattorin tarjoama asiakaspalvelu ovat entistä kriittisempi osa yrityksen liiketoimintaa. Hyvä EDI-operaattori on yritykselle luotettava kumppani, joka ymmärtää sanomaliikenteen tärkeyden asiakkaan liiketoiminalle ja jolta saa nopeasti asiantuntevaa palvelua, kun sille on tarvetta.

Varsinkin tilanteessa, jossa yrityksellä ei ole  kokemusta EDI-yhteyksien käyttöönotosta, voi olla vaikeaa tietää, mihin operaattorin valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota.

Yksi tapa vertailuun on toki katsoa, mitä kunkin operaattorin palvelu maksaa ja tehdä valinta puhtaasti sillä perusteella. Kaikki kun lupaavat, että homma toimii hienosti ja sanomat kulkevat. Hinta ei ehkä kuitenkaan ole pidemmän päälle katsottuna se ainoa mietittävä asia. Hyvä EDI-operaattori on asiakkaalleen enemmän tulo kuin kulu. Seuraavassa listaan viisi tärkeää asiaa, joihin valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota.

1) Selvitä, millainen operaattoripalveluja tarjoava yritys on?

EDI-operaattori on yritykselle tärkeä ja pitkäaikainen kumppani, jonka kanssa yhteistyö jatkuu käyttöönottoprojektin jälkeenkin. On siis tärkeää, että toiminnalla on jatkuvuutta ja että palveluntarjoaja on oikeanlainen kumppani myös yrityksenä.

Tarkista EDI-operaattorista ainakin seuraavat asiat:

• Mikä on sanomanvälityspalveluiden merkitys palveluntarjoajalle? Onko se ydinliiketoimintaa vai pieni osa palveluvalikoimasta? Vinkkinä, että ydinliiketoimintaansa yritys keskittyy varmasti.
• Mikä on yrityksen taloudellinen tilanne? Onko toiminnalla varmasti jatkuvuutta vuosia eteenpäin?
• Onko palvelua tarjoava yritys sopivan kokoinen kumppani yrityksellesi? Ei liian iso, jolloin yhteistyön merkitys ei ehkä olekaan niin merkittävää operaattorille, eikä toisaalta liian pieni, mikä saattaa lisätä henkilöriskiä ja heikentää operaattorin mahdollisuutta tarjota palvelua yllättävissä tilanteissa.
• Millaiset arvot yrityksellä on?
• Millainen työpaikka palveluntarjoaja on työntekijöilleen? Työpaikkaansa tyytyväiset työntekijät ovat motivoituneita, innostuneita ja vastuuntuntoisia työssään. Se näkyy asiakkaalle asti hyvänä työn jälkenä ja palveluna.

2) Sanomaliikenteen valvonnan ja asiakaspalvelun toimivuus – onko palvelua saatavissa, ja millaista se on?

Kun kaikki toimii, ei sanomaliikenteen taustalla tapahtuvaa toimintaa tule välttämättä edes ajatelleeksi. Taustalla tapahtuu kuitenkin koko ajan. EDI-operaattori valvoo sanomaliikenteen toimintaa ja huolehtii siitä, että kaikki sanomat käsitellään onnistuneesti. Esimerkiksi tietoliikennehäiriöistä johtuvat virheet sanoman välittämisessä hyvä EDI-operaattori hoitaa itsenäisesti niin, ettei asiakas edes huomaa mitään häiriötä olleen. Kun sanomaliikenteestä huolehtii  vastuuntuntoinen operaattori, ei asiakkaan tarvitse sanomaliikennettä ajatellakaan. Operaattori on kyllä asiakkaaseen yhteydessä tarvittaessa.

Aina välillä tulee kuitenkin tilanteita, joissa asiakkaan on otettava yhteyttä operaattoriin ja usein näissä tilanteissa apua olisi saatava nopeasti. Silloin asiakkaalla on hyvä olla varmuus siitä, että asiantuntevaa apua on varmasti saatavissa.

Varmista asiakaspalvelusta ainakin seuraavat asiat:

• Mitä yhteydenottotapoja on käytettävissä?
• Millainen asiantuntemus asiakaspalvelua hoitavilla on, saatko heti yhteyden asiantuntijaan vai onko asiantuntijapalvelua saatavissa vasta toisen tason tuesta?
• Saatko asiakaspalvelua suomen kielellä kaikissa tilanteissa?
• Missä maassa asiakaspalvelu tuotetaan?
• Kuinka tyytyväisiä operaattorin asiakkaat ovat asiakaspalveluun?

3) Muiden asiakkaiden kokemukset - Kysy referenssejä

Asiakkaiden kokemukset kertovat EDI-operaattorista enemmän kuin tuhat lupausta. Millaisia kokemuksia muilla käyttäjillä on operaattorista? Oikeat asiakaskokemukset kertovat, miten yhteistyö operaattorin kanssa on toiminut tositilanteessa. Lue siis asiakaskokemuksia operaattorin verkkosivuilta tai pyydä tietoja referensseistä myyjältä.

4) Yhteensopivuus ohjelmistotoimittajan kanssa - Suositteleeko ohjelmistotoimittaja jotain EDI-operaattoria?

Onnistunut EDI-projekti on monen osapuolen työn tulosta. Paras tulos saavutetaan usein silloin, kun osapuolilla on ennestään kokemusta toistensa kanssa toimimisesta - tai mikä parasta, jos ohjelmistotoimittaja ja operaattori pystyvät tarjoamaan mahdollisimman pitkälle valmiiksi tuotteistetun ratkaisun. Tällöin vältytään yllättäviltä kustannuksilta tai viivästyksiltä projektin aikana. Valmis yhteistyö ohjelmistotoimittajan kanssa ei toki ole välttämätöntä, mutta näissä tapauksissa on hyvä varmistaa ainakin, onko operaattoriehdokkaalla kokemuksia vastaavista toimituksista. Hyvä EDI-operaattori tietää, mihin asioihin yhteyksiä rakentaessa kannattaa kiinnittää huomiota.

5) Hinnoittelu – mitä rahalla saa?

Sanomanvälityspalveluiden hinta koostuu yleensä käyttöönottokustannuksista ja kuukausittaisesta veloituksesta, joka perustuu siirretyn datan määrään.

Tarkista hinnoittelusta ainakin seuraavat asia:

• Mitä kaikkea hintaan sisältyy ja onko jotain sellaisia asioita, joista tulee lisäkustannuksia?
• Onko yhteyden perustamisesta annettu hinta kiinteä vai onko käyttöönottohinnasta annettu arvio, joka tarkentuu projektin aikana? Jos hinta on kiinteä, johon sisältyy kaikki, on homma selvä.
• Kuukausiveloitukseen sisältyy yleensä aina sanomaliikenteen valvonta ja tukipalvelut. Kannattaa kuitenkin tarkistaa, sisältyvätkö kaikki mahdolliset tukitilanteet kuukausiveloitukseen, vai veloittaako EDI-operaattori joistakin tilanteista lisähintaa.

Edellä mainittuja asioita ei ole lueteltu tärkeysjärjestyksessä, vaan kaikki ovat omalla tavallaan yhtä tärkeitä. Toivottavasti listasta on sinulle apua tärkeän valinnan tekemisessä. Jos kiinnostuit ja haluaisit kuulla, miten asiat meillä hoidetaan, niin ota rohkeasti yhteyttä!

Haluatko selvittää asioita vielä itsenäisesti? Lataa maksuton oppaamme EDI-sanomien käyttöönotosta >