Sähköinen laskutus - Miten saan sen käyttöön?

Laskuttaminen on kivaa, varsinkin kun se onnistuu helposti eikä siihen tarvitse käyttää aikaa. Sähköinen laskutus ja automatisoitu myyntilaskujen lähettäminen säästää lisäksi rahaa! 

Sähköinen laskutus palveluna - muista vaatia nämä asiat!

1) Sähköisen laskutuksen käyttöönotto

Ostitpa palvelun keneltä tahansa, tulisi palvelun käyttöönoton olla helppoa. Helppous on ensisijaista! Tämä tarkoittaa, että asiakkaana sinun ei tarvitse johtaa käyttöönottoa, vaan palveluntarjoaja huolehtii käyttöönottoon liittyvistä asioista ja kommunikaatiosta esimerkiksi ohjelmistotoimittajasi kanssa.

2) Sähköisten laskujen kattavuus

Sähköisen laskutuksen tulisi kattaa verkkolaskut (tai E-laskut, kuten pankit niitä nimittävät), sähköpostilaskut sekä paperilaskut yhdestä putkesta sekä asiakasyrityksille että tarvittaessa myös kuluttaja-asiakkaille.

Laskutiedoston lisäksi olisi hyvä, jos vastaanottaja saisi myös laskun kuvan ja tarvittaessa myös laskun liitteet. Valitettavasti kaikki pankit eivät mahdollista laskun kuvan ja liitteiden välittämistä.

3) Helppo sähköisten laskujen tarkistettavuus

Aina välillä tulee tilanteita, jolloin saatat haluta tarkistaa, onko lasku mennyt perille. Asiakkaasikin saattaa kysellä laskusta. Selaimella käytettävä web-palvelu auttaa silloin. Voit kirjautua palveluun ja etsiä laskuja asiakkaan nimen, aikavälin, asiakasnumeron tai laskunumeron mukaan.

Asioita on helpompi selvittää, kun kummallakin osapuolella on sama laskun kuva edessään. Jos laskujen kuvia ei muodosteta omassa laskutusjärjestelmässä, on tärkeää, että löytyy paikka, josta pääset näkemään laskut. Laskuarkistollekin voi olla tarvetta, tällöin laskuja tulee säilyttää kirjanpitolain mukainen aika, 6 vuotta.  

Web-palvelusta voit myös nähdä, onko lasku välitetty eteenpäin esimerkiksi vastaanottajan verkkolaskuoperaattorille. Tarkistamaan siis pääsee, vaikka saatkin sähköpostilla kuittauksen jokaisesta laskuerästä ja siitä, että ne ovat lähetetty vastaanottajille. Tietysti saat myös sähköposti-ilmoituksen, jos laskujen käsittelyssä on tullut virhe. Tällöin voit heti reagoida asiaan.

4) Nopea apu ongelmatilanteissa

Jos tulee ongelmia, voit soittaa tuttuun asiakaspalveluun ja saat nopeasti apua laskujen lähettämiseen liittyvissä asioissa. Tarkista, ettei palveluntarjoaja jätä sinua ongelmatilanteissa yksin, vaan tukipalvelu toimii. Kannattaa myös kysellä asiakastyytyväisyyskyselyiden tuloksia tai referenssejä.

5) Tärkeintä kuitenkin on, että laskut menevät perille!

Sähköinen myyntilaskutus on kustannustehokastapa, johon siirtymistä jokaisen yrityksen tulisi pohtia.

"Digitaalinen toimitusketju oli helppo saada käyttöön OWS Finlandin avulla. Samalla sähköistimme myös myyntilaskutusprosessimme. Rutiinitöiden hoito on nyt nopeaa ja manuaalisen työn määrä on vähentynyt merkittävästi. OWS hoiti käyttöönoton erittäin sujuvasti ja yhteistyömme on mutkatonta!"

Marja-Terttu Varjus | laskuttaja | HB Betoniteollisuus Oy