Verkkolaskupalvelu – Mitä eroa palveluilla on?

Verkkolaskupalvelulla saadaan lasku kulkemaan toimittajalta vastaanottajalle. Vaikka operaatio kuulostaa jokseenkin simppeliltä, siihen kuuluu kuitenkin tiettyjä huomioonotettavia asioita, joissa palvelupuoli korostuu.

Verkkolaskupalvelun valinta

Ominaisuudet

Mitäs sitten, jos vastaanottaja ei vastaanota verkkolaskuja? Jos lähetän vain XML- tiedoston, niin muodostetaanko siitä automaattisesti laskulle kuva? Alla on luettelo ominaisuuksista, joita kannattaa verkkolaskupalvelun valinnassa miettiä tarkasti. Mieti tarkasti ainakin seuraavia asioita ja kysy niitä palveluntarjoajaltasi jo tarjousvaiheessa:

• Laskun kuvan muodostaminen
  Laskun kuvan muodostuksella tarkoitetaan lähinnä sitä, että muodostaako palvelu itse laskusta visuaalisen näkemyksensä vai ei. Joidenkin palveluntarjoajien ominaisuuksiin kuuluu myös se, että laskun lähettäjä voi laittaa oman laskun kuvan itse laskuaineiston mukaan.
  
  
• Kuluttaja-asiakkaan laskutus
  Useimmiten laskuja lähetetään vain yritysten välillä, mutta entä kuluttaja- asiakkaiden laskutus?
  
  
• Liitteet
  Joskus on tarvetta liittää laskuille myös liite, jossa on avattu laskun sisältöä. Voidaanko niitä lähettää?
  
  
• Arkistointi
  Kirjanpitolaki vaatii, että laskut ovat arkistoituna 1+6 vuotta, löytyykö tällainen ominaisuus?
  
  
• Esilläpito
  Joskus on tarvetta käydä katsomassa, että miltä lähetetty lasku näyttää tai tarvitset laskun kuvan itsellesi.
  
  
• Asiakaspalvelu ja tuki
  Kuinka nopeasti saa tarvittaessa apua mahdollisissa ongelmatilanteissa  ja onko tukipalvelu esimerkiksi suomenkielinen?
  
  
• Peppol-laskun lähettäminen
  Jos tulee tarve lähettää lasku Peppol-verkostoon, onnistuuko se?
  
• Laskujen lähetys eri kanaviin
  Lähetetäänkö lasku sähköpostilla, jos verkkolaskun vastaanotto ei ole mahdollista?

Pyri kokonaisvaltaiseen ratkaisuun, jossa voit lähettää laskusi yhtä putkea pitkin riippumatta siitä, miten vastaanottaja laskunsa haluaa; sähköpostina, verkkolaskuna, paperilaskuna.

Hinta

Verkkolaskupalveluita on tarjolla monenlaisia. Yksi oleellisimpia ja muuttuvia asioita niistä on hinta. Hinnan vaikutus palvelun ominaisuuksiin on ilmeinen, mutta se vaikuttaa myös palvelun laatuun, erityisesti asiakaspalveluun. Yleensä korkeampi hinta voi mahdollistaa paremman palvelun tason. Jos olet valmis panostamaan enemmän rahallisesti, saat todennäköisesti kattavampaa ja henkilökohtaisempaa tukea. Toisaalta, jos olet valmis käsittelemään itse esimerkiksi verkkolaskutuksen prosessin yksityiskohtia ja mahdollisia ongelmatilanteita, saatat hyötyä edullisemmista palvelumaksuista.

Lopuksi

Arvioi tarkkaan, mitä ominaisuuksia ja palvelutasoja odotat palveluntarjoajaltasi. Pohdi myös, mikä on budjettisi palvelumaksuille ja kuinka paljon olet valmis omatoimisesti selvittämään laskutukseen liittyviä haasteita.

Jäikö jokin asia askarruttamaan? Ota meihin yhteyttä ja mietitään ratkaisuja yhdessä.

Tutustu OWS:n myynti- ja ostolaskupalveluun >

Haluatko kuulla lisää? Varaa ilmainen esittelysi OWS:n asiantuntijalle!