Monella keskusliikkeiden ja tukkujen kanssa asioivilla yrityksillä on tänä päivänä jo EDI-yhteydet rakennettuna ja sanomaliikenne toimii; ehkä joskus paremmin, joskus taas huonommin.
Kun kaikki toimii, ei EDI-operaattoria edes huomaa: sanomat kulkevat molempiin suuntiin, ja niin tilaajat kuin tavarantoimittajatkin pääsevät keskittymään omaan perustoimintaansa. Joskus kuitenkin syystä tai toisesta sanomanvälitysputkessa voi olla ns. bitti poikittain ja sanomaliikenteessä ilmenee jokin ongelma.
Pitäisi siis olla yhteydessä omaan EDI-operaattoriin ja kysyä, mikseivät sanomat kulje. Harmillisen usein törmää kuitenkin samaan, tuttuun ongelmaan: sähköpostiin ei tule vastausta ja puhelimellakaan ei tunnu saavan ketään kiinni, joka asiassa voisi auttaa. Puhumattakaan siitä, että EDI-operaattori olisi oma-aloitteisesti ongelmatilanteessa yhteydessä asiakkaaseen päin.
Olisiko aika vaihtaa EDI-operaattoriin, jonka kanssa asiat hoituisivat sujuvammin? Onko ruoho kuitenkaan vihreämpää aidan toisella puolella? Tällöin saattaa herätä ajatus: "Nykyiseen sanomaliikenteeseen tulee varmaan viikkojen katko, ja muutokset vaativat yrityksessä paljon työtä. Ja kalliiksihan tämä tulee varmasti! Mitä jos vaihtaminen ei onnistukaan?" Näissä mietinnöissä jotkut päätyvät siihen lopputulemaan, että purraan hammasta ja jatketaan yhä vanhalla operaattorilla. Edellä mainittuja riskejä ei haluta ottaa.
Mutta onko EDI-yhteyksien vaihtaminen uudelle operaattorille oikeasti iso ja työläs operaatio? Me OWS:llä olemme sitä mieltä, ettei sen tarvitse olla!
EDI-yhteyksien vaihtaminen käytännössä
Operaattorin vaihto pyritään aina tekemään siten, ettei tuotantosanomaliikenteeseen tule kuin lyhyt, korkeintaan yhden päivän kestävä katkos. Usein katkoa ei synny lainkaan, sillä uusi operaattori testaa sanomayhteydet etukäteen valmiiksi, jonka aikana tuotanto toimii vanhalla operaattorilla normaalisti. Keskusliike kerrallaan testatut yhteydet siirretään uudelle operaattorille sovittuna siirtopäivänä. Koska asiakkaan järjestelmä ei muutu, lähtee sanomaliikenne kulkemaan muutoksen jälkeen entiseen tapaan – ehkä vain hieman sujuvammin ja henkilökohtaisella asiakaspalvelulla.
Mitä EDI-operaattorin vaihtaminen vaatii asiakkaalta?
Yleensä riittää, että asiakas muodostaa uudelle operaattorille testisanomia ja/tai vastaanottaa saapuvia testisanomia, sekä tarkistaa, että kaikki toimii kuten ennenkin. Varsinaisena muutospäivänä asiakas tai asiakkaan järjestelmätoimittaja muuttavat sanomaliikenteen kulkemaan vanhan operaattorin sijaan uuden operaattorin kautta. Muita töitä tai muutoksia ei yleensä tarvita, vaan hyvin palveleva EDI-operaattori hoitaa kaiken muun!
Päätöksenteon tueksi
Jos mielessä on nykyisen operaattorin vaihtaminen OWS:ään, lähtee projekti käyntiin yhteydenotosta myyntiimme. Myynnin yhteyshenkilö selvittää ja kartoittaa, mikä järjestelmä, mitä EDI-yhteyksiä ja mitä muita 
sanomayhteyksiä asiakkaalla on tällä hetkellä käytössä. Samalla voidaan kartoittaa, mitä yhteyksiä ei enää tarvita ja mitä uusia tarpeita sanomanvälityksen suhteen on ilmennyt.
Kun sopimus operaattoripalveluista syntyy, siirtyy projekti OWS:n osaavien projektipäälliköiden tehtäväksi. Jokainen asiakkaamme saa nimetyn projektipäällikön, joka ottaa vastuun siirtoprojektista. Projektipäällikkö sopii yhdessä asiakkaan ja asiakkaan järjestelmätoimittajan kanssa, miten asiassa edetään. Kun projekti on valmis, varmistetaan vielä, että sanomaliikenne toimii, ja tämän jälkeen sanomaliikenne onkin OWS:n tukipalvelun valvonnassa.
OWS:n kanssa asiat sujuvat, kuten asiakkaammekin kertoo. Katso video:
Lisäapua löydät myös aiemmista blogeistamme:
- Päivä OWS Finlandin toimistolla
- EDI-yhteydet pelaavat ja niin pelaa asiakaspalvelukin
- Asiakaspalvelu, tuki, HelpDesk, helppari – Miten erotat erinomaisen palvelun?
- Viisi askelta onnistuneeseen EDI projektiin
Projektipäällikkö, joka hoitaa sanomayhteyksien käyttöönottoprojekteja alusta loppuun ja jonka mielestä asioiden sähköistäminen on järkevää, mutta on samalla sitä mieltä, että sille pienelle post-it-lapulle mahtuu vielä yksi muistiinpano, jos oikein pienellä kirjoittaa. Vapaa-aikana puuhailee erinäisiä asioita omakotitalossa ja puutarhassa perheen kanssa, sekä haaveilee uudesta talosta järven rannalla.