EDI-sanoman käyttö elintarvikealalla

Elintarvikeala vaatii, varsinkin tuoretuotteissa, nopearytmistä toimintaa, jossa tuotteet täytyy saada nopeasti ja tehokkaasti kaupan hyllyille. Tässä ympäristössä sähköinen sanomanvälitys on ylivertainen ja siksi sitä niin laajasti käytetäänkin. Tänä päivänä keskusliikkeet edellyttävät lähes aina EDIFACT-sanomien käyttöä tilaus-, toimitus- ja laskutusprosesseissa. EDIFACT on UN/CEFACT:in kehittämä rakenteinen tiedon esitystapa. Käytän tässä blogissa EDIFACT-sanomasta tavanomaisempaa nimitystä EDI-sanoma.

Käydäänpä siis yhdessä läpi eri EDI-sanomia ja niiden käyttötarkoitusta elintarvikealalla. EDI-sanomat ovat sellaisia, joita liikutellaan pääasiassa operaattoreiden välillä. Yleensä tilaussanomat muunnetaan vastaanottajan järjestelmälle sopivaan muotoon. Lähtevissä sanomissa toimittajan järjestelmän tuottama sanoma muunnetaan EDI-muotoon.

Keskusliikkeillä on omat soveltamisohjeensa eri sanomille, missä kerrotaan,  mikä tieto missäkin sanomarakenteen kohdassa välitetään. Vaikka sanomat ovat rakenteeltaan hyvin samanlaisia, on jokaisella keskusliikkeellä omat erityispiirteensä sanomissa.

Jos haluat lukea aiheesta käyttökokemuksia teknisten tietojen ja prosessin tarkan kuvauksen sijaan, suosittelen sinulle tätä blogia.

Tilaussanomat ORDERS ja TILAUS3

Tilauksissa yleisimmin käytetty sanoma on ORDERS ja sen eri versiot: ORDERS 91.1, ORDERS D93A, ORDERS D96A ja ORDERS D00A. Lisäksi Suomessa on käytössä TILAUS3-sanoma, joka on TIEKE:n määrittelemä sanomamuoto. Tätä sanomaa on jonkin verran käytössä, mutta sen käyttö on vähentymässä ja uusissa yhteyksissä sitä ei juurikaan käytetä.

Tilaussanomien rakenne koostuu tilauksen otsikkotason tiedoista ja rivitiedoista. Otsikolla on yleisiä tietoja, kuten:

• tilausnumero,
• tilauksen tyyppi (esim. varastotilaus, terminaalitilaus, kauppakohtainentilaus, jne.),
• tilauspäivä,
• toimituspäivä,
• viitteet ja
• osapuolitiedot.
• Lisäksi sanomalla voi olla erilaisia esim. toimitukseen liittyviä tietoja kuten, ovitieto, reittitieto, jne.

Riveillä kerrotaan tilattavista tuotteista:

• EAN-koodi,
• mahdolliset muut tuotetunnukset,
• kuljetuspakkaus tunnukset,
• tuotenimi,
• määrä tiedot ja
• mahdolliset viitteet.

Näistä tiedoista muodostetaan tilaus vastaanottajan järjestelmään. Tilauksella on paljon sellaista tietoa, joka täytyy kuljettaa järjestelmässä toimitustietosanomalle ja laskulle. Tyypillisesti tällaisia tietoja ovat tilausnumero, tilauksenpäivä, tilauksen viite ja osapuolitiedot. Riveiltä tuotetietojen ja määrien lisäksi toimitustietosanomalle ja laskulle viedään tilausnumero ja rivinumero.

Toimitustietosanomat DESADV ja PRIDES

Lähetysluettelo tai kuormakirja, miten kukakin sitä nimittää, on tärkeä osa toimitusketjua. Näiden sanomien tarkoitus on ilmoittaa vastaanottajalle (keskusliikkeelle), mitä tuotteita on tulossa. Tämä siis yksinkertaistaen: sanomalla olevaa tietoa käytetään keskusliikkeiden järjestelmissä monenlaiseen ohjaukseen ja tarkistuksiin.

Yleisimmin käytössä olevat sanomaversiot ovat DESADV D00A ja PRIDES D00A. Näiden sanomien ero on siinä, että PRIDES-sanoma sisältää toimitettavien tuotteiden hintatietoa.

Lähetysluettelosanoman otsikkotiedoissa kerrotaan lähetysluettelon numero ja sen päiväys, toimituspäivä ja osapuolitiedot.

Otsikkotietojen jälkeen tulee pakkaustietoja, joissa kerrotaan, mitenkä toimitettavat tuotteet on pakattu. Pakkaustyyppejä on paljon, mutta yleisimmät pakkaustyypit ovat laatikko, lava (trukkilava) ja rullakko. Pakkauksilla on yleensä yksilöllinen SSCC-koodi, joka ilmoitetaan sanomalla. Pakkauksesta ilmoitetaan myös painotiedot. Pakkauksen sisältämistä tuotteista yleensä ilmoitetaan tuotteen EAN-koodi, tuotenimi, paino, tilattumäärä ja toimitettumäärä. Tuotteista voidaan ilmoittaa myös valmistuspäivä, parasta ennen -päivä, pakkauspäivä, valmistuseränumero, jne. Lisäksi yleensä viitetietona on alkuperäisen tilauksennumero ja rivinumero.

Lähetysluettelon loppuyhteenvedossa kerrotaan yleensä toimituksen kokonaispaino, pakkausten lukumäärä ja mahdollisesti tilavuus.

Laskusanomat INVOIC ja LASKUT3

Laskuissa yleisimmin käytetyt sanoma on INVOIC-sanoma ja sen eri versiot, kuten INVOIC 91.1, INVOIC D93A ja INVOIC D96A. Lisäksi käytetään kotimaista LASKUT3-sanomaa, joka on, kuten tilaussanomassakin, TIEKE:n määrittelemä sanomamuoto.

Laskusanomien rakenne koostuu laskun otsikkotiedoista, rivitiedoista ja yhteenvetotiedoista. Otsikolla yleisiä tietoja ovat:

• laskunumero,
• laskun tyyppi (esim. normaali veloituslasku, hyvityslasku, varastolasku, liitelasku ja koontilasku, jne.),
• laskun päiväys, viitetiedot (tilausnumero, lähetysluettelonumero, pankkiviite, ostajanviite, jne.),
• osapuolitiedot,
• maksuehdot ja
• alennukset.

Riveillä tyypillisiä tietoja ovat:

• tuotteen EAN-koodi,
• tuotenimi,
• määrätiedot,
• yksikköhinta,
• rivinsumma,
• verotiedot,
• viitetiedot (tilauksennumero, tilauksen alkuperäinen rivinumero, lähetysluettelonumero, jne.)
• ja mahdolliset muut viitteet, rivialennukset ja toimituspäivä.

Muutokset ajankohtaisia juuri nyt

Muutos tilanteet ovat kriittisiä kohtia tällaisissa pitkälle automatisoiduissa prosesseissa. Muutoksista selviämisen eväät löytyvät toimittajan, ohjelmistotoimittajan, EDI-operaattorin ja keskusliikkeen tiiviistä yhteistyöstä. Tätä auttaa osapuolten väliset hyvät henkilösuhteet.

Tällä hetkellä kaupan keskusliikkeissä on tapahtumassa useita muutoksia, kuten järjestelmä- tai varastouudistuksia jne. Nämä kaikki näkyvät elintarvikealan toimittajille jollain tavalla. 

Otetaan esimerkiksi Wihurin K3 -varastouudistus. Tässä tilanteessa on tärkeää, että toimittaja, toimittajan ohjelmistotoimittaja, keskusliike ja EDI-operaattorit tekevät tiiviisti yhteystyötä. 

Muutos tarkoittaa toimittajan näkökulmasta ainakin uusien toimitusmallien (CD-malli) käyttöönottoa ja perustamista järjestelmiin. Myös EDI-tilaussanomien, toimitustietosanomien ja laskusanomien sisältöihin tulee muutoksia. Tässä muutostilanteessa auttaa, jos kumppanina oli ketterä EDI-operaattori, joka pystyi tekemään tarvittavat muutokset nopeasti.

Seuraavaksi:

Haluatko perehtyä itsenäisesti EDI-sanomien käyttöönottoon? Kuinka yritys saa käyttöönsä ensimmäiset EDI-yhteydet?

Käydään EDI-projekti yhdessä läpi. Helppolukuinen opas ei vaadi teknistä ymmärrystä. Opas on tiivistettynä myös yhdelle sivulle, mikäli aika/halu ei koko oppaan lukemiseen riitä.

Olisko myös muista blogeistamme apua?

• OVT/EDI - hyödyt ja hinta yrityksille
• Mitä EDI-operaattori tekee?
• Hakusessa EDI-operaattori? 5 huomioitavaa asiaa
• Viisi askelta onnistuneeseen EDI-projektiin