Usein keskusliikkeet vaativat toimittajilta sähköistä tilaus-toimitusketjua. Sähköinen tilaus-toimitusketju koostuu kolmesta osasta:
1) Sähköinen tilaus (EDI-tilaus)
2) Sähköinen toimitustieto (EDI-toimitus)
3) Sähköinen laskutus (EDI-lasku)
Sähköisyys tehostaa prosessia huomattavasti, joten ei ihme, että keskusliikkeet tätä elintarvikealan yrityksiltä ja muilta toimittajoilta edellyttävät. Varsinkin elintarvikealalla tuotteet on saatava nopeasti kaupan hyllylle ennen kuin eräpäivät paukkuvat tai muuten tuoreus kärsii.
Prosessin tehostaminen tarkoittaa niin keskusliikkeelle kuin toimittajalle manuaalisen rutiinityön ja paperimäärän vähenemistä. Sähköisen sanomaliikenteen automaatiot toimivat kustannustehokkaasti, jolloin esimerkiksi hävikin määrä saadaan minimiin.
Käydään vielä yhdessä läpi prosessi tarkemmin:
ORDERS = EDI-tilaus, tilaussanoma
Toiminnanohjausjärjestelmäsi vastaanottaa keskusliikkeeltä ORDERS-tilaussanoman, jossa ilmenevät mm. tilattavat tuotteet, määrät, tilaava myymälä, mihin tilatut tuotteet halutaan toimitettavan (esim. suoraan kauppaan, terminaaliin vai keskusvarastoon) ja toivottu toimitusaika.
ORDERS on yrityksellesi helppo tapa vastaanottaa ja käsitellä tilaukset. Se on myös keskusliikkeelle vaivaton tapa tilata lisää saldosta hupenevia tuotteita.
DESADV/PRIDES = EDI-toimitus, toimitussanoma, sähköinen lähete
DESADV/PRIDES-sanomat ovat kuittaus keskusliikkeelle, mitä tuotteita ja kuinka paljon niitä olette lähettäneet. Lähetteellä ilmoitetaan, myös mihin tilauksiin lähetys liittyy – tulevatko kaikki tilatut tuotteet, vain osa vai onko jokin tuote, jota ei pystytä toimittamaan ollenkaan. Lisäksi sanoma kertoo koodit kuormille ja tuotteille, jotta niiden sähköinen vastaanottaminen keskusliikkeessä on helppoa.
DESADV/PRIDES-sanomat lähetetään keskusliikkeelle aina ennen varsinaista rahtia. Sanoma toimii sähköisenä lähetteenä, jolla saadaan lähetyksen tiedot ennakkoon vastaanottajan järjestelmään. Esimerkiksi SOK:n uusi automaattivarasto/-terminaali ei edes ota vastaan tavaraa, ellei saapuvasta kuormasta ole DESADV-sanomaa järjestelmässä ennen rekan saapumista varastolle.
Terminaaleille sanoma kertoo ennakkoon tärkeää tietoa siitä, monessako lavassa/kollissa tuotteet saapuvat ja paljonko ne vievät tilaa. Näin varastointi ja logistiikkajärjestelyt helpottuvat vastaanottajan päässä. Mikäli tuotteet on tilattu esimerkiksi yksittäiseen kauppaan, mutta ne toimitetaan aluksi terminaaliin, sisältää sanoma tiedot myös tästä eteenpäin toimittamisesta.
DESADV/PRIDES-sanomat helpottavat inventaariotietojen ylläpitoa ja saldojen oikeellisuutta. Kaupat ennustavat tuotteiden menekkiä. Menekkiennusteen, varastosaldon ja DESADV/PRIDES-sanomista saatavien tulossa olevien saldotietojen perusteella kaupat arvioivat tuotteen riittävyyttä. Järjestelmät muodostavat automaattisesti uusia ORDERS-tilaussanomia, kun tuotteet ovat loppumassa. Tämän automaation ansiosta kaupan palvelulaatu ja kustannustehokkuus paranevat, kun tuotteita on aina saatavilla, mutta niitä ei tilata liikaa. Menekkiä voidaan ennustaa ja automaattitilauksia tehdä myös esimerkiksi kalenterin ja sään perusteella.
Toimittajana hyödyt tästä tietysti sillä, että saat automaattisesti tilauksia keskusliikkeestä. DESADV/PRIDES-sanomat ovat siis kaikkien etu!
DESADV- ja PRIDES-sanomien erona on se, että PRIDES-sanomissa myös tuotteiden hinnat kulkevat sanoman mukana. PRIDES-sanoman tiedoilla päivitetään kaupan varastosaldoja ja varastoarvoa ja kassajärjestelmän hintoja. Sanomalla on myös kirjanpidollista merkitystä yksittäisen kaupan kannalta. Keskusliikkeistä Keskolle kulkevat PRIDES-sanomat ja muut käyttävät pääsääntöisesti DESADV-sanomaa. Oikean sanomamuodon saat käyttöösi EDI-operaattorin avulla, jolla on hyvät yhteydet niin keskusliikkeisiin kuin järjestelmätoimittajiin.
INVOIC = EDI-lasku
Kun tuotteet on tilattu ja lähetetty sähköisen sanomaliikenteen kautta, lienee selvää, että myös laskutus kannattaa hoitaa sähköisesti.
Sähköisiä laskutusmuotoja on olemassa useita. INVOIC-laskut eroavat esimerkiksi perinteisistä verkkolaskuista ja sähköpostilaskuista tarkkuutensa ja automaatiomahdollisuuksien vuoksi. INVOIC-laskut ovat tekniseltä muodoltaa EDI-laskuja, jotka mahdollistavat räätälöidyt laskutussisällöt ja tavat.
EDI-laskut automatisoivat laskujen hyväksyntää, maksatusta ja käsittelyä. Räätälöinti ja laskutussanomien testaus varmistavat sen, että kaikki tarpeellinen laskutustieto siirtyy varmasti toimittajalta keskusliikkeelle. Muissa laskutusmuodoissa lasku kulkee aina useamman toimijan formaatin läpi, kun taas EDI-laskuissa toimittajan ja keskusliikkeen järjestelmät saadaan keskustelemaan suoraan keskenään.
EDI keskusliikkeen kanssa käyttöön - Lähde tästä liikkeelle
1) EDI-tilaukset, -toimitukset ja -laskut saat käyttöösi olemalla yhteydessä EDI-operaattoriin.
2) EDI-operaattori hoitaa tekniset toteutukset ja yhteydenpidon keskusliikkeeseen ja toiminnanohjausjärjestelmäsi toimittajaan. Sinut pidetään tiukasti ajan tasalla sähköistämisen etenemisestä ja saat selkokielellä tarvittavat tiedot aiheesta.
3) Kun EDI-sanomien käyttöönotto on valmis, palvelee sinua suomalainen ja asiakkaidensa erinomaiseksi arvottama asiakastuki koko yhteistyön ajan.
Kaipaatko lisäapua?
Aiemmat blogit:
- Sähköinen tilaus-toimitusketju keskusliikkeen kanssa - Miten saan käyttöön?
- EDI-sanoman käyttö elintarvikealalla
- EDI-yhteys - Sopivatko ratkaisut yritykselleni?
Yrityksille suunnattu opas kertoo, miten ensimmäiset EDI-yhteydet saa käyttöön. Käydään asiat läpi selkokielisesti, ilman teknisiä kiemuroita.
Liiketoimintajohtaja ja samalla kädet savessa käytännön sanomaliikenteen tehtävissä. Kokonaiskuvan ja henkilöstöjohtamisen lisäksi hallinnassa EDI-projektit, integraatiot ja tullisanomaliikenne. Erityisenä vahvuutena prosessien järkeistäminen ja raportoinnin kehittäminen. Vapaa-aika kuluu perheen kanssa, kalastellessa, mökkeillessä sekä musiikin, liikunnan, penkkiurheilun ja ruoan laiton parissa.