Miten verkkolaskun vastaanotto tapahtuu?

Tässä blogissa vastaamme yleisimpiin verkkolaskujen vastaanottoa ja sähköistä ostolaskutusta koskeviin kysymyksiin. Voit lukea koko blogin tai hypätä suoraan sinua askarruttavaan kysymykseen:

1) Mikä on verkkolasku?
2) Saamme laskuja useissa eri muodoissa (paperilaskuna, verkkolaskuna ja sähköpostilaskuna). Miten tämä huomioidaan, jos tavoitteena on vastaanottaa pelkästään verkkolaskuja?
3) Mitä konkreettista hyötyä ostolaskupalvelun käyttöönotosta on?
4) Saamme laskuja myös ulkomaisilta tavarantoimittajilta. Onnistuuko ostolaskutuspalvelun käyttöönotto siitä huolimatta?
5) Mitä järjestelmältä vaaditaan, jotta verkkolaskujen vastaanotto on mahdollista?
6) Mitä jos tilitoimisto hoitaa ostolaskutuksen puolestamme ja haluamme sähköistää prosessia?
7) Miten tiedottaa laskun toimittajille uudesta laskutusmallista eli verkkolaskujen vastaanotosta?
8) Mitä yhteyden rakentaminen yrityksemme järjestelmän ja OWS sanomanvälityspalvelimen välille vaatii?
9) EU:n verkkolaskudirektiivi ja ostolaskut
10) Mikä on OWS Finland Oy?
11) Etkö löytänyt vastausta kysymykseesi?

1) Mikä on verkkolasku?

Verkkolasku on sähköinen lasku ja yleisnimitys niin sähköisille myynti- kuin ostolaskuille. Sähköisistä myyntilaskuista voit lukea lisää täältä.

2) Saamme laskuja useissa eri muodoissa (paperilaskuna, verkkolaskuna ja sähköpostilaskuna). Miten tämä huomioidaan, jos tavoitteena on vastaanottaa pelkästään verkkolaskuja?

Jos yritys haluaa vastaanottaa pelkästään verkkolaskuja, se voi niin tehdä. Ei ole merkitystä, missä muodossa lähettäjä niitä lähettää. Yrityksille tarkoitettu ostolaskupalvelu muuntaa kaikki yrityksellesi lähetetyt laskut verkkolaskuksi, on kyse sitten paperilaskusta, verkkolaskusta tai sähköpostilaskusta. Kaikki saapuvat laskut toimitetaan järjestelmääsi verkkolaskuna tarvitsemassasi muodossa mahdollisine liitteineen. Kurkkaathan kohdan 9! 

3) Mitä konkreettista hyötyä ostolaskupalvelun käyttöönotosta on?

• Verkkolaskujen vastaanottaminen vähentää manuaalisen työn ja virheiden määrää.
• Kaikki ostolaskut on mahdollista vastaanottaa sähköisesti – ei siis enää laskuja paperilla tai sähköpostilla.
• Palvelua käyttämällä saat laskun kuvan ja kaikki liitteet suoraan järjestelmääsi.
• Palvelun käyttöönotto säästää kustannuksia.
• Verkkolaskutus ratkaisee laskujen arkistointipulmat.

4) Saamme laskuja myös ulkomaisilta tavarantoimittajilta. Onnistuuko ostolaskutuspalvelun käyttöönotto siitä huolimatta?

Kyllä onnistuu. Ulkomaiset asiakkaat voivat lähettää laskunsa laskujen skannauspalveluun, jossa ne muunnetaan verkkolaskumuotoon. Tuettuja kieliä ovat vakiona suomi, ruotsi ja englanti. 

5) Mitä järjestelmältä vaaditaan, jotta verkkolaskujen vastaanotto on mahdollista?

Järjestelmän pitää pystyä vastaanottamaan sähköisiä verkkolaskuja. Mikäli et tätä tiedä, kysy järjestelmätoimittajaltasi tai verkkolaskuoperaattorilta. Verkkolaskujen vastaanottamisen lisäksi järjestelmästä on tärkeää tarkistaa, että laskujen kuvat kulkevat mukana tiliöintiä varten. 

6) Mitä jos tilitoimisto hoitaa ostolaskutuksen puolestamme ja haluamme sähköistää prosessia?

Joskus yritysten myynti- ja ostoreskontrat on ulkoistettu esimerkiksi tilitoimistolle. Mikäli prosesseja halutaan sähköistää ja tehostaa, eivät kolmannet osapuolet ole este. Verkkolaskujen vastaanotto saadaan toimimaan myös yhteiskäyttöisissä järjestelmissä ongelmitta.

7) Miten tiedottaa laskun toimittajille uudesta laskutusmallista eli verkkolaskujen vastaanotosta?

Päävastuu toimittajien informoinnista on ostolaskujen vastaanottajalla. Tärkeää on kertoa, mihin osoitteisiin laskut tulee lähettää: Lähettäjästä riippuen laskut lähetetään verkkolaskuina verkkolaskuosoitteeseen, sähköpostilaskuina sähköpostiskannauksen tai paperilaskuina postilokero-osoitteeseen. Muistathan mainita, mistä päivämäärästä lähtien osoitteet ovat käytössä.

Hyvä verkkolaskupalveluntarjoaja auttaa kuitenkin informoinnissa ja tarjoaa mallinpohjan ohjeistamiseen. Palveluntarjoaja hoitaa liittymät teknisesti kuntoon ja tiedon kolmansille osapuolille, esimerkiksi https://verkkolaskuosoite.fi/.

8) Mitä yhteyden rakentaminen yrityksemme järjestelmän ja verkkolaskupalvelun välille vaatii?

Helpointa on, jos verkkolaskupalveluun voidaan sisällyttää tiedonsiirtopalvelu, joka muodostaa suojatun ja salatun yhteyden asiakkaan järjestelmän ja verkkolaskupalvelun välille. Parhaat palveluntarjoajat tarjoavatkin tiedonsiirtopalvelua verkkolaskupalveluiden yhteyteen ja huolehtivat laskujen siirrosta asiakkaalle tarvittaessa automaattisesti. Palveluntarjoaja myös valvoo yhteyden toimivuutta ja reagoi tilanteeseen, jos yhteydessä havaitaan ongelmia.

9) EU:n verkkolaskudirektiivi ja ostolaskut

EU:n verkkolaskudirektiivi astui voimaan 1.4.2020. Laki pyrkii yhtenäistämään jäsenmaiden verkkolaskutusformaatteja ja helpottamaan kaupankäyntiä. 

Sinulla on oikeus vaatia standardin mukaista verkkolaskua kaikilta laskun toimittajiltasi, joiden liikevaihto on yli 10.000 € ja jotka eivät tee pelkästään B2C-kauppaa.

Vaikka ostolaskupalvelussa paperiset laskut skannataan verkkolaskuiksi ja vastaanotat kaiken sähköisenä, on joskus silti järkevä vaatia aitoa verkkolaskua. Verkkolaskuksi muunnettujen laskujen tietosisältö on aitoa verkkolaskua suppeampi.

10) Mikä on OWS Finland Oy?

OWS Finland on suomalainen perheyritys, jonka avulla sähköistät ostolaskutusprosessit helposti ja luotettavasti. Kaikki palvelumme sisältävät asiakkaidemme erinomaiseksi arvottaman asiakas- ja tukipalvelun. Teemme tietoisia panostuksia hyvinvointiin, sillä uskomme työnilon ja motivaation loistavan asiakkaillemme asti.

"Oman kokemuksen perusteella voin suositella lämpimästi yhteistyötä OWS:n kanssa. Heidän osaaminen, reagointikyky ja asiakaslähtöisyys on todellakin huippuluokkaa."

Lari Majamäki | kehityspäällikkö, ERP-pääkäyttäjä | Prima Pet Premium Oy

Lue asiakastyytyväisyyskyselymme tuloksia:
OWS Finland – Asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset

11) Etkö löytänyt vastausta kysymykseesi? 

Mikäli jonkin kysymyksesi kaipaa vielä vastausta, jätä meille viesti tämän blogin kommenttiosioon, saat vastauksen ja päivitämme myös blogiamme. Voit myös kysyä suoraan asiantuntijaltamme.